AbaClik – die App gegen den Kleinfirmen-Blues – SWISS21

„Eigentlich sollte das doch automatisch gehen…“ Oder: Leistungserfassung mit AbaClik als Heilmittel gegen die Kleinfirmen-Krankheit, zu wenig zu spät zu verrechnen.

Ein Erfahrungsbericht von Laurent Gfeller, dem Leiter von Abacus Biel.

Swiss21 AbaClik Leistungen Rechnung stellen de

 

„Im Sommer habe ich am meisten Arbeit. Aber ich verdiene nicht viel, denn es hat vor allem kleine Aufträge, die ich gar nicht richtig verrechnen kann.“ Dies erzählte mir ein erfolgreicher Kleinunternehmer, neulich beim Picknick mit den Kindern am See. Er rüstet die mehr oder weniger, oft auch sehr schicken Boote und Yachten der Kunden mit Elektrik und vor allem Elektronik aus.

Die lukrativen Aufträge hat er im Herbst und Winter, wenn die Boote der Kunde völlig neu ausgerüstet werden, er tage- und wochenlang am gleichen Projekt arbeitet und auch an der Hardware-Marge verdient. Im Sommer hingegen macht er Reparaturen und hilft bestehenden Kunden aus der Patsche, wenn etwas nicht funktioniert. Dass er wenig lukrative Kleinaufträge zur Kundenpflege annimmt, gehört zum ganz normalen Marketing von kleinen Dienstleistern.

Leider gehört es aber auch zum Alltag von kleinen Dienstleistern, dass sie ihren Kunden die geleistete Arbeit nur teilweise – im schlimmsten Fall gar nicht – verrechnen. Das kann daran liegen, dass der Kunde nicht bereit ist, die wirklich geleistete Arbeit von Handwerkern und anderen Dienstleistern zu bezahlen. Aber oft ist unser Kleinunternehmer selber schuld. Sei es, dass er seine Leistungen nur ungefähr erfasst hat und sich später nicht getraut, sie undokumentiert zu verrechnen. Oder er seine Notizen verloren hat oder sie nicht mehr lesen kann, wenn er dann an einem regnerischen Sonntag endlich und viel zu spät die Rechnungen schreibt.

Bekommt der Kunde aber rasch nach erbrachten Dienstleistung, eine Rechnung, auf der genau dokumentiert ist, wann unser Handwerker wie lange was für ihn gemacht hat, so akzeptiert er eher, für die geleistete Arbeit zu bezahlen.

Mit der App AbaClik in Kombination mit der kostenlosen Bürolösung Swiss21 Abaninja wird genau dies ermöglicht. Die App und Swiss21 Abaninja sind so effizient, dass man sie auch wirklich täglich benützt. Eine der drei Funktionen der App ist die Leistungserfassung. Damit kann man zu jeder Zeit an jedem Ort (sogar auch offline) Leistungen zu erfassen. Und diese gleichzeitig einem Kunden und einer bestimmten Tätigkeit zuordnen. Mehr noch: Man kann damit erbrachte Leistungen „aufnehmen“. Wer also für mehrere Kunden fast gleichzeitig Leistungen erbringt, kann diese ohne Aufwand und unverlierbar, da in der Cloud gespeichert, dokumentieren.

AbaClik kann zwar auch in einer Gratis-Version verwendet werden, richtig stark wird sie aber in Kombination mit der Büro-Cloud-Lösung Swiss21 Abaninja. Im Smartphone erfasste Leistungen werden mit der Büro-Lösung synchronisiert und dort automatisch in einen Kundenauftrag übertragen. In AbaNinja kann man sie überarbeiten, zum Beispiel die erfassten Stunden oder Texte ändern oder andere Stundensätze zuordnen. Daraus eine professionelle Rechnung zu machen und dem Kunden per Mail zuzusenden, dauert dann buchstäblich nur noch Sekunden.

Abaninja kann noch viel mehr. Unser Kleinunternehmer kann damit nämlich auch die Arbeit von Mitarbeitenden, die hoffentlich auch mit Smartphone und AbaClik ausgerüstet sind, verrechnen. Die Erfassung von Mitarbeitenden, Stundensätzen, verschiedenen Dienstleistungen ist so einfach, dass es sich lohnt, dies auch bei kleinen, kurzen Aufträgen zu tun. Zum Beispiel, wenn man einen Freelancer nur selten und nur für wenige Stunden zu Hilfe gebeten hat.

Ebenso einfach ist es, eine Dienstleistung oder ein Produkt zu generieren und sie mit dem richtigen Mehrwertsteuersatz, Ertragskonto für die Buchhaltung, Stundentarif  oder Preis und Texten zu ergänzen. Ein Beispiel: Ein Grafiker, der für das Design von Logos einen höheren Stundensatz erzielen kann, als für das einfache Umsetzen von Autorkorrekturen, kann diese Dienstleistungen mit geringstem Aufwand als Produkte definieren und mit den entsprechenden Stundensätzen versehen. Der Kunde weiss dann genau, was sein Dienstleister gemacht hat und warum er wieviel zu bezahlen hat. Und ist deshalb auch eher bereit, die Rechnung zu akzeptieren.

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