Für mehr als ein Drittel der Schweizer Arbeitnehmenden war Homeoffice schon vor Corona fester Bestandteil ihrer Arbeit. 2019 arbeiteten 33.7 Prozent in Heimarbeit – knapp 5 Prozent immer, 14 Prozent regelmässig und fast 15 Prozent gelegentlich. Während des Lockdowns aufgrund von Corona ist der Anteil auf mehr als 50 Prozent gestiegen.

In den verschiedenen Branchen sah es gemäss einer schweizweiten Befragung im Juni 2020 wie folgt aus:

Hellblau bedeutet 100% Homeoffice, dunkelblau teilweise Homeoffice, grau kein Homeoffice.

An der Spitze stehen erwartungsgemäss klassische Büro-Tätigkeiten, die ortsunabhängig erbracht werden können. Am Ende Jobs in der Produktion und andere, wo mit immobilen Produktionsgütern wie in der Landwirtschaft gearbeitet wird oder der persönliche Kontakt unabdingbar ist.

Mehr als ein Drittel der Schweizer Beschäftigten gab während des Lockdowns in einer Befragung von Deloitte an, dass sie auch nach Corona gerne weiter im Homeoffice arbeiten würden. Noch vor ein paar Jahren gab es seitens der Führung oft grosses Misstrauen gegenüber Homeoffice-Mitarbeitenden – hier hat Corona einen positiven Wandel hin zu mehr Flexibilität und Vertrauen verstärkt. Denn: Es tut sich ja trotzdem was, auch wenn meine Mitarbeitenden zu Hause arbeiten. Da Homeoffice damit die Arbeitswelt auch in Zukunft prägen bzw. mitbestimmen wird, stellen sich aus Arbeitnehmer- wie auch aus Arbeitgebersicht verschiedene Fragen.

 

Darf ich Homeoffice machen?

Ohne eine anderslautende vertragliche Regelung haben Arbeitnehmende keinen gesetzlichen Anspruch, im Homeoffice zu arbeiten. Homeoffice ist vom Gesetzgeber nicht geregelt worden. In der Folge ist eine vertragliche Abmachung erforderlich, um über einen längeren Zeitraum hinweg Homeoffice zu regeln. In Ausnahmefällen wie zum Beispiel in Zeiten von Corona kann der Arbeitgeber auf Grundlage seines gesetzlichen Weisungsrechts, temporär Homeoffice anordnen.

Eine wichtige Unterscheidung betreffend die Entschädigung für Homeoffice ist die «Freiwilligkeit» für das Arbeiten zu Hause: Wenn der Arbeitgeber Homeoffice «verordnet», werden Beiträge für die Miete der Wohnung, Geräte und Material zum Thema. Wenn Arbeitnehmende aus eigenen Stücken von zu Hause aus arbeiten wollen, entfällt dieser Anspruch.

 

Was gilt im Homeoffice?

Gemäss Arbeitsgesetz ist der Arbeitgeber für den Gesundheitsschutz seiner Mitarbeitenden verantwortlich. Im Homeoffice entfällt die unmittelbare Aufsicht des Arbeitgebers natürlich. Die Mitarbeitenden sind trotzdem verpflichtet, die Vorgaben des Arbeitgebers bezüglich Gesundheitsschutzes im Homeoffice zu befolgen. Zu den Risiken beim Arbeiten zu Hause zählen vor allem die Ergonomie des Arbeitsplatzes, eine sinnvolle Einteilung und Trennung von Arbeits- und Freizeit sowie psychosoziale Risiken, wenn man weniger in soziale Strukturen eingebunden ist. Auch im Homeoffice gelten zudem die Bestimmungen zu Arbeits- und Ruhezeiten sowie zur Nacht- und Sonntagsarbeit. Auch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bleibt im Homeoffice unverändert.

Der Arbeitgeber kann ausserdem vertraglich vorsehen, dass Mitarbeitende im Homeoffice private Arbeitsgeräte (Laptop, Drucker, Büroeinrichtung etc.) und Material ohne finanzielle Entschädigung für die Arbeit zur Verfügung zu stellen. Verzichtet der Arbeitgeber darauf, eine Regelung zu treffen, so ist Arbeitnehmenden gemäss OR eine angemessene Entschädigung für die eingesetzten Geräte und das Material zu bezahlen.

 

Arbeitszeiten erfassen

Arbeitszeiten sind unabhängig davon, wo man arbeitet, zu erfassen. Welche Tools dazu Swiss21 bietet, erfahren Sie weiter unten in diesem Artikel.

Arbeitszeit bezeichnet grundsätzlich die Zeitspanne, «während der sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat». Gerade diese Abgrenzung ist im Homeoffice aber oft schwierig. Schliesslich bietet es sich an, in einer Pause schnell die Wäsche zu machen, Kinder können Aufmerksamkeit fordern und eine Vielzahl anderer Ablenkungen sind daheim meist nicht weit weg. Daher ist darauf zu achten, dass klar getrennt wird, was Arbeitszeit ist und was Freizeit. Wenn fixe Arbeitszeiten vereinbart wurden, sind diese einzuhalten die Arbeitsumgebung ist so zu wählen, dass die Arbeit so konzentriert erledigt werden kann, wie beim Arbeiten im Unternehmen.

Bei Gleitzeitmodellen ist die konkrete Zuordnung schwieriger. Auch hier hat der Arbeitnehmende während den Blockzeiten zu arbeiten und zur Verfügung zu stehen.

 

Die bezahlte Kaffeepause

Viele Schweizer Arbeitnehmende haben in ihren Verträgen bezahlte Kaffeepausen geregelt. Was aber bedeutet «bezahlt»? Sind diese Kaffeepausen auf Arbeitszeit zu buchen? Oder dürfen die Pausen automatisch vom Zeitkonto der Arbeitnehmenden abgezogen werden?

Das Arbeitsgesetz bestimmt: «Die Arbeit ist ab einer gewissen täglichen Arbeitszeit durch Pausen zu unterbrechen.» Es gibt dabei die Mindestdauer der Pausen vor:

  • eine Viertelstunde bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als fünfeinhalb Stunden,
  • eine halbe Stunde bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als sieben Stunden,
  • eine Stunde bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als neun Stunden.

Das Arbeitsgesetz regelt das Minimum, Arbeitsverträge können auch mehr Pausen und weitere Details beinhalten. Pausen zählen gemäss Gesetz nicht zur Arbeitszeit und müssen daher auch nicht bezahlt werden. Ausser wenn der Arbeitsplatz für die Pause nicht verlassen werden kann, dann zählt die Pause zur Arbeitszeit. Alle Arbeitsunterbrüche zur Verpflegung und Erholung gelten als Pause, nicht als Pausen gelten hingegen technisch bedingte Arbeitsunterbrüche, die es nicht zulassen, sich auszuruhen. Neben den Pausen ist die sogenannte Ruhezeit für die Erholung von Mitarbeitenden wichtig: Nach einem Arbeitstag gewährt das Gesetz Anrecht auf mindestens elf Stunden Ruhezeit. Die Ruhezeit beginnt dabei bei Feierabend und hört bei Arbeitsbeginn auf.

Rauchpausen gelten ebenfalls als Arbeitsunterbrüche, wobei Raucherinnen und Raucher keinen Anspruch auf regelmässige Zigarettenpausen haben. Das Top-Management eines Unternehmens ist nicht an die Vorgaben für Arbeits- und Ruhezeiten gebunden.

Für Arbeitgeber sind bezüglich Pausen zusätzlich zwei Punkte zu beachten: Kaffeepausen sind keine Arbeitszeit und dürfen nicht als solche verbucht werden – auch wenn die Pause bezahlt ist. Bei Arbeitsverhältnissen im Monatslohn werden Pausen nämlich nicht zusätzlich bezahlt, sondern die Soll-Arbeitszeit pro Woche faktisch um zweieinhalb Stunden reduziert (bei zwei Pausen à 15 Minuten pro Tag). Das bedeutet, dass Mitarbeitende zum Beispiel keine 42-Stunden-Woche arbeiten, sondern nur 39.5 Stunden. Dies ist für das Ausweisen von Arbeitszeiten sehr wichtig. Zudem dürfen Pausen auch nicht automatisch vom Zeitsaldo von Mitarbeitenden abgebucht werden.

 

Personal-Administration und Zeiterfassung mit Swiss21

Eine einfache Zeiterfassung mit Mitarbeitergruppen, Sollstunden und weiteren Funktionen war schon immer in 21.Accounting/AbaNinja integriert. Vor kurzem haben wir das integrierte Tool zur Zeiterfassung neu konzipiert und um viele Funktionen erweitert: Neu können Leistungsarten individuell definiert und diese direkt Kunden in Rechnung gestellt werden. Verschiedene Arbeitszeitmodelle mit Sollzeiten, Feiertagskalender und Reportings stehen zur Verfügung. Wir haben die Funktionen hier zusammengefasst.

In Kürze steht in Swiss21 auch die Lohnbuchhaltung zur Verfügung. Als Beta-Version ist sie bereits einsatzbereit.

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