Kleine und mittelständige Unternehmen sind die Treiber des Wirtschaftswachstums in der Schweiz. Ihre Innovationsfähigkeit stützt die heimische Wirtschaft. Nun steht sie vor neuen Herausforderungen. Der digitale Wandel erzwingt ein Umdenken bei der strategischen Ausrichtung von KMU. Die Digitalisierung lässt zwar zahllos neue Möglichkeiten, aber auch eine neue Konkurrenzsituation entstehen.

Die tiefgreifenden Veränderungen durch digitale Prozesse in der Wirtschaft führen in den kleinen und mittleren Unternehmen zu einer agileren Arbeitsweise, doch die Umstellung ist in den meisten Fällen nicht einfach. Da alle Arbeitsabläufe effizienter und somit auch straffer ablaufen müssen, verlangt es neue Softwarelösungen. Wie sich die Unternehmen damit auseinandersetzen, zeigt die öffentliche Diskussion in der Schweiz. Zahlreiche Fragestellungen gelten als offen und diskussionswürdig – darunter die, wie schnell die Unternehmen ihre Technik umstellen müssen. Experten verweisen darauf, dass die Konkurrenz nicht schläft und daher kein Vorteil verspielt werden darf, der mittels Einsatz neuer Hard- und Software erzielt werden kann.

Vorteile der Digitalisierung für KMU

  • Kosteneinsparungen in der Buchhaltung: Digitalisierungsbemühungen machen die Buchhaltung deutlich schlanker und schneller, was zu enormen Rentabilitätssteigerungen führen kann. Diese wirken sich direkt auf die Unternehmensgewinne aus. Experten schätzen die mittelfristigen Einsparungen in der Schweiz, alleine dadurch, auf einen dreistelligen Millionenbetrag pro Jahr.
  • Dokumentationen: Der digitale, automatisierte Workflow bei Dokumentationen schliesst menschliche Fehler grösstenteils aus. Das führt ebenfalls zu einem Plus in den Bilanzen. Ein einziges falsch eingeordnetes Dokument aus Papier, kostet die Unternehmen durchschnittlich 100 Franken an Recherchekosten. Wenn es nicht wiedergefunden wird, erhöht sich der Schaden oftmals auf mehrere Hundert Franken. Auch gut organisierte Betriebe kalkulierten solche Kosten bis vor wenigen Jahren ein. Inzwischen verhindern digitale Archive mit automatischen Backups solche Fehlleistungen. Des Weiteren sinken die teilweise beträchtlichen Kosten für Papier, Drucker-, Kopier- und Ablagesysteme inklusive der nötigen Wartung.
  • Effizienz durch digitale Prozesse: Ob Produktentwicklung, Management oder Vertrieb, überall gewinnen die Unternehmen durch digitale Prozesse enorm viel Zeit und sparen Nerven. Durchlaufzeiten verkürzen sich, Genehmigungsprozesse verlaufen viel schneller. Die papierbasierten Informationen kosteten früher in der Anfertigung, Verteilung und Aktensuche bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit.
  • Compliance: Gerade die Rechtsabteilungen der Firmen loben digitale Systeme. Compliancevorschriften lassen sich blitzschnell auffinden und umsetzen. Die Prozesse sind transparenter denn je. Auch lässt sich im digitalen Dokumentenarchiv sofort einsehen, wer welches Dokument wann angesehen oder verändert hat.

An welcher Stelle sollen KMU bei der Digitalisierung ansetzen?

Der Wechsel zu einer rein digitalen Dokumentation gilt als aufwendig, aber notwendige Basis, um die Vorteile der Digitalisierung als KMU vollständig ausschöpfen zu können. Wenn dieser erste Schritt erledigt wurde, geht es darum, die Kundenbeziehungssysteme auf eine digitale Basis zu heben. Moderne Softwarelösungen für das Customer Relationship Management müssen zwar zunächst in der betriebsinternen IT implementiert werden, doch der Aufwand inklusive Schulung der Mitarbeiter lohnt sich: Die Kunden werden wesentlich zufriedener, weil der gesamte Support, Bestellungen und Stornos sowie Anpassungen an Kundenwünsche ein vollkommen neues Niveau erhalten.

Die Reaktionszeit erhöht sich enorm, was gerade im Kontakt zu Geschäftskunden ein essenzieller Wettbewerbsvorteil ist. Die interne Interaktion verbessert sich ebenfalls. Meetings lassen sich selbst dann durchführen, wenn sich die Mitarbeiter an verschiedenen Orten aufhalten. Die zentral abrufbaren Daten verschaffen jedem Teammitglied jederzeit Zugriff auf den aktuellsten Informationsstand. KMU, welche unter den genannten Blickwinkeln die Digitalisierung vorantreiben, können mit optimierten Kommunikationswegen und Arbeitsabläufen rechnen, die vor wenigen Jahren noch undenkbar waren.

 

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