Wenn Sie Unternehmer sind, dann haben Sie mit grosser Wahrscheinlichkeit schon mehrfach darüber nachgedacht, gewisse Teilbereiche Ihres Unternehmens auszulagern. Diese Thematik wird mit Umstrukturierung der einzelnen Unternehmensprozesse aufgrund der Digitalisierung immer wichtiger. Doch was genau bedeutet Outsourcing und welchen Vorteil bringt es mir als KMU?

Was ist Outsourcing?

Zu Deutsch bedeutet es einfach übersetzt „auslagern“. Dabei wird eine bestimmte Tätigkeit oder teilweise auch eine ganze Abteilung an ein anderes Unternehmen oder an eine Einzelperson übergeben. Hier sprechen wir in erster Linie von Dienstleistungen, aber grundsätzlich kann alles ausgelagert werden. Ein Beispiel dafür ist die Automobil-Industrie. Ein Fahrzeug wird aus sehr vielen Teilen zusammengesetzt, wobei diese von verschiedenen Herstellern geliefert werden. Die Firma hat somit die Produktion ausgelagert und konzentriert sich selbst nur auf das Zusammensetzen und den späteren Vertrieb.

Ist Outsourcing für KMU geeignet?

Natürlich ist Outsourcing nicht nur für die Automobilbranche attraktiv, sondern wird von Unternehmen aus den verschiedensten Branchen eingesetzt. Aktuell ist der Trend sogar so, dass mehr und mehr junge Unternehmen von den Vorteilen des Outsourcing Gebrauch machen. Die Gründe dafür sind breit gefächert:

Personalkosten und Risiko.

Der erste Punkt liegt klar auf der Hand. Gewisse Tätigkeiten sind einfach nicht zeiteffizient genug, um sie im eigenen Unternehmen umzusetzen. Oft fehlt auch die Expertise, sowie die Zeit und das Interesse, sich diese anzueignen. Ein klassisches Beispiel dafür ist das Marketing. Unternehmen und jene, die gerade im Aufbau sind, wird mehr und mehr klar, dass ein Social Media Auftritt heutzutage nicht mehr wegzudenken ist. Suchmaschinenoptimierung, eine eigene Webseite und im besten Fall noch ein eigener Blog, runden das ganze ab. Doch wie funktioniert das alles genau? Und vor allem: Wer soll sich darum kümmern? Jemanden dafür einzustellen lohnt sich meistens nicht, denn neue Mitarbeiter müssen zuerst eingearbeitet werden. Sie benötigen einen Arbeitsplatz mit Infrastruktur und hinzu kommen noch die administrativen Aufwände, wie Lohnabrechnungen und Sozialabgaben. Aus diesem Grund ist es häufig einfacher, schneller und sogar günstiger, eine Agentur oder einen Freelancer zu beauftragen. Als spezialisierte Anbieter, setzen sich diese täglich mit den Trends und neuesten Erkenntnissen ihres Fachgebiets auseinander. Dadurch sind sie nicht nur effizient, sondern erreichen eine viel höhere Qualität. In dieser Rechnung wurde das Ausfallrisiko noch gar nicht berücksichtigt. Ein Mitarbeiter kann z.B. krank oder schwanger werden. Diese Risiken fallen bei einer Agentur praktisch überhaupt nicht an. Solange nicht das ganze Unternehmen von heute auf morgen verschwindet, an das man ausgelagert hat, so wird die Leistung erbracht. Wird sie das nicht, so sind Sie auch nicht mehr zahlungspflichtig. Dieser Prozess ist natürlich nicht nur auf Werbeagenturen begrenzt, sondern gilt im Allgemeinen.

Auf die eigenen Stärken fokussieren.

Ein Punkt, der oftmals übersehen wird ist, dass jeder Mensch und auch jedes Unternehmen eine Kernkompetenz hat. Für manche ist es der Verkauf, für andere die Vermarktung und wieder andere wissen sich in der Technik gut zurecht. Genau hier spielt das Auslagern einzelner Tätigkeiten erneut eine grosse Rolle. Wenn man als kleines Unternehmen versucht, alle Aufgabenbereiche selbst abzudecken, braucht man sehr viel Zeit dafür. Stattdessen sollten sich Unternehmen auf das fokussieren, was sie besonders gut können. Bereiche, welche nicht zu den eigenen Stärken gehören, sollten ausgelagert werden. Trotz der entstehenden Kosten, führt dies insgesamt zu einem besseren Ergebnis. Macht man etwas oft, wird man zwangsweise besser darin. Muss man sich auf zu viele Dinge zeitgleich konzentrieren, so ist es kaum möglich, einen einzelnen Ablauf zu optimieren. Werden nun aber ganze Arbeitsschritte eines grossen Ganzen ausgelagert, so kann jedes Unternehmen für sich den Fokus darauf legen, den Prozess zu verbessern, der den eigenen Stärken entpricht.

Skalieren statt rekrutieren.

Manche Branchen sind davon stärker betroffen als andere, doch unterm Strich kennt es jedes gut laufende Unternehmen. Zeitweise ist die Nachfrage so gross, dass man gar nicht mehr weiss, wie man alle anfallenden Aufgaben bewältigen soll. Auf der anderen Seite ist es phasenweise in Betrieben oftmals schon auffallend ruhig. Dieses Szenario kann man gänzlich mittels Outsourcing umgehen. Ist die Auftragslage höher, so kann man einzelne Tätigkeiten auslagern. Kommt dieses Unternehmen ebenfalls in Zeitschwierigkeiten, so kann man die Aufgaben widerum an andere Unternehmen auslagern. Sobald sich die Auftragslage normalisiert hat, werden keine externen Anbieter mehr beauftragt. Ein sehr gutes Konzept. Denn so bleibt das eigene Unternehmen nicht auf Mitarbeitern und den damit einhergehenden Lohnkosten sitzen. Die Skalierbarkeit ist ein wichtiger Faktor in Bezug auf das Wachstum eines Unternehmens. Ist man also im Ausmass der zu bewältigenden Aufträge flexibel, so sind das gute Voraussetzungen, um als Unternehmen langfristig deutlich Kosten einzusparen.

Welche Nachteile hat Outsourcing für KMU?

Einleitend dazu sei darauf hingewiesen, dass die moderne Marktwirtschaft nach dem Konzept des Outsourcing arbeitet : Jedes Unternehmen spezialisiert sich auf ein oder mehrere Angebote. Durch die höhere Effizienz und Qualität können diese erfolgreich am Markt bestehen. Arbeiten, die keinen Einfluss auf die Verbesserung der Angebote haben, werden von anderen Unternehmen eingekauft. Damit betreibt jede Firma Outsourcing, auch wenn der Einkauf von Vorfabrikaten oder Dienstleistungen nicht mit diesem Begriff in Verbindung gebracht wird. Solange der Lieferant einfach und schnell durch einen anderen ersetzt werden kann, bringt dies nur Vorteile. Erst mit zunehmender Komplexität und Einzigartigkeit der ausgelagerten Leistungen, entstehen Risiken. Diese sollten bei der Entscheidung zum Outsourcing bedacht und wo möglich mit entsprechenden Massnahmen reduziert werden.

Abhängigkeit

Ein Nachteil und dazu definitiv kein unwesentlicher ist die Abhängigkeit. Auch wenn eine Leistung günstiger und schneller erfolgt, als vom eigenen Mitarbeiter, so ist man gleichermassen auch vom dazugehörigen Dienstleister abhängig. Wenn der Lieferant in Schwierigkeiten gerät, hat dies einen direkten Einfluss auf das eigene Geschäft. Sofern es keine langfristigen Verträge für die Zusammenarbeit gibt, kann der Anbieter seine Geschäftsbedingungen oder Preise ändern. Selbst wenn Verträge bestehen, gelten diese nur für eine beschränkte Zeit. Je grösser der Aufwand für einen Anbieterwechsel und je weniger Alternativen es gibt, desto schlechter wird die eigene Verhandlungsposition. Bei neuen Vertragsverhandlungen kann der Anbieter seine Bedingungen mühelos durchsetzen. Tritt der Fall ein, dass man sich von einem externen Dienstleister trennen muss, so findet man sich schnell mit neuen Schwierigkeiten wieder. Hat man eine einzelne Tätigkeit über einen sehr langen Zeitraum ausgelagert, sinkt meist das Fachwissen für diesen Teilbereich im eigenen Unternehmen. Wenn es keine alternativen Anbieter gibt, müssen die Fähigkeiten wieder komplett neu aufgebaut werden. Das kann zu Verzögerungen in allen Prozessen des Unternehmens führen.

Kontrolle

Abgesehen von wenigen Spezialfällen, haben die meisten Anbieter mehrere Kunden für die sie Leistungen erbringen müssen. Dies führt häufig zu Überschneidungen von Kundenwünschen. Diese Zielkonflikte zu lösen, liegt in der Verantwortung des Anbieters: Er muss die Anforderungen priorisieren und über die Zuteilung von Ressourcen entscheiden. Als Auftraggeber haben Sie nur beschränkt Einfluss darauf, wie der Anbieter Ihre dringenden Anforderungen im Vergleich zu seinen anderen Kunden beurteilt. Werden diese Leistungen innerhalb Ihres eigenen Unternehmens erbracht, entscheiden Sie selbst über die Prioritäten. So kann ein Projekt auch zugunsten einer dringenderen Aufgabe zurückgestellt werden.

 

Fazit

Outsourcing ist nicht nur internationalen Konzernen vorbehalten. Gerade kleinen Unternehmen bringt die Auslagerung gewisser Tätigkeiten viele Vorteile:

– Fokus auf die eigenen Kompetenzen
– Leistungen können nach Bedarf bezogen werden
– Fixkosten können tief gehalten werden
– Reduzierung des Ausfallrisikos von Personen, die sich als einzige in einem Themenbereich auskennen

Alles in einem ist das Outsourcing einzelner Teilbereiche eine grossartige Sache. Die Vorteile überwiegen. Vergessen Sie trotz allem nicht die möglichen Nachteile. Diese sollten Sie auch in regelmässigen Abständen überprüfen. Die Abhängigkeit von einem Anbieter ist etwas, das sich auch über einen längeren Zeitraum entwickeln kann. Arbeitet man eng mit diesem zusammen, merkt man dies oft erst, wenn es zu spät ist. Zur Absicherung sollte zudem immer ein zweiter externer Dienstleister zur Verfügung stehen, um die mögliche Gefahr eines Ausfalls zu minimieren. Lässt sich eine Abhängigkeit nicht vermeiden, sollten Sie sich vertraglich vor den Risiken absichern.

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