Ein Unternehmen verändert sich laufend. Aus diesem Grund muss auch die Buchhaltungssoftware mit diesen Veränderungen Schritt halten. Viele Gründer und auch KMUs schenken der Buchhaltung keine grosse Beachtung. Am Anfang führt man ein besseres «Milchbüchlein» und Schritt für Schritt wird die Buchhaltung dann professionalisiert und den Strukturen einer reiferen Unternehmung angepasst. Im Allgemeinen denkt man bei Buchhaltung an ein recht trockenes Fachgebiet. Doch es ist weit mehr als ein Verbuchen von Geschäftsvorfällen. Gerade betreffend Steuerrecht und der betriebswirtschaftlichen Strategie und Steuerung ist es wichtig, eine saubere Basis zu haben und diejenigen Zahlen ableiten zu können, die man für die nächsten unternehmerischen Schritte braucht. Deshalb sollte man sich von Beginn an gut überlegen, wann man welche Tools für die Buchhaltung zur Hand haben möchte.
Gut geplant ist halb gebucht
Auch wenn man gut geplant hat, können Wachstum und andere unternehmerische Veränderungen einen Wechsel der Software mit sich bringen. Der Wechsel birgt Risiken und es müssen verschiedene Nebenbücher und auch das laufende Geschäft beachtet werden (Löhne, Jahresabschlüsse, Mehrwertsteuer, Debitoren, Kreditoren usw.). Werden wichtige Punkte vergessen kann dies den Unternehmer viel Zeit und auch viel Geld kosten. Erfahren Sie hier, worauf Sie achten müssen und was Stolpersteine beim Wechsel der Buchhaltungssoftware sein können.
Was soll Ihre Buchhaltungssoftware alles können?
Bei der Beschaffung einer neuen Buchhaltungssoftware gibt es zwei entscheidende Fragen: Was bewegt bzw. zwingt mich zum Wechsel? Das heisst, was erfüllt meine aktuelle Software nicht? Und noch wichtiger die zweite Frage: Was soll die neue Software können bzw. wo will/muss ich mit meiner neuen Software für die geplante Einsatzzeit hin?
Ein paar Eckpfeiler, die die Evaluation einer neuen Software enthalten sollte, sind folgende:
- Was bietet die Buchführung als Kern der Buchhaltungssoftware genau?
- Welche Assistenzsysteme gibt es?
- Können Buchungen automatisiert werden? Gibt es Schnittstellen zum Online Banking?
- Ist die doppelte Buchhaltung möglich? Können mehrere Personen gleichzeitig damit arbeiten?
- Können Offerten erstellt und daraus Rechnungen generiert werden? Ist das Mahnwesen integriert?
- Ist die Lohnbuchhaltung enthalten?
- Ist damit eine Anlagenverwaltung möglich?
- Braucht meine Unternehmung eine Waren- und Lagerbuchhaltung?
- Welche Abschlüsse, Berichte und Auswertungen kann ich damit erstellen?
- Sind ein professionelles Controlling und eine Finanzplanung möglich?
- Kann ich damit MwSt.-Abrechnungen vorbereiten?
- Ist eine einfache Übergabe an Steuerberater und -behörden möglich?
- Welche Schnittstellen bietet die Software?
Zeitpunkt des Wechsels der Buchhaltungssoftware
Eine Buchhaltungssoftware kommuniziert grundsätzlich nicht mit einer anderen Buchhaltungssoftware. Aus diesem Grund muss der Zeitpunkt für den Wechsel clever gewählt werden. Der einfachste und damit beste Zeitpunkt ist unumstritten nach dem Bilanzstichtag, d.h. man beendet ein Geschäftsjahr mit der alten Software und startet das neue Jahr mit der neuen.
Fällt in einem Unternehmen der Bilanzstichtag nicht mit dem Jahreswechsel zusammen, kann es trotzdem sinnvoll sein per 01.01. zu wechseln. Dies ist dann der Fall, wenn Sie viele Lohnausweise erstellen müssen. Durch einen Wechsel müssten Sie dann in zwei Systemen den Lohnausweis für die Mitarbeiter erstellen, was zu einem unnötigen Mehraufwand führt.
Einfluss der Mehrwertsteuer auf den Wechsel
Die Mehrwertsteuer kennt verschiedene Abrechnungsmethoden, namentlich sind dies die effektive Methode und die Saldosteuersatz-Methode. Die effektive Methode wird quartalsweise abgerechnet, somit empfiehlt es sich beim Wechsel der Buchhaltungssoftware das Ende eines Quartals zu nehmen, damit sämtliche Buchungen in einer Mehrwertsteuer-Periode erfasst sind. Sollten Sie die Mehrwertsteuer nach der Saldosteuersatz-Methode abrechnen, spielt der Zeitpunkt des Wechsels diesbezüglich keine Rolle.
Die offenen Debitoren oder Kreditoren beim Wechsel
Oft ist es am Einfachsten, wenn die offenen Debitoren der alten Software in der neuen Software auf einem separaten Bilanzkonto erfasst werden. Dies kann zum Beispiel den Namen «Debitoren Vorjahr» tragen. Die Zahlungseingänge im neuen Geschäftsjahr, welche die alten Debitoren betreffen, werden auf dieses Konto verbucht. Sobald der Saldo «Null» ist, sind sämtliche Debitoren bezahlt. Dasselbe kann mit den Kreditoren gemacht werden.
Beispiel: Sabrina Manser betreibt einen Online-Shop und möchte die Buchhaltungssoftware auf den Jahreswechsel umstellen. Am 31.12. hat Sie aus dem Weihnachtsgeschäft noch offene Debitoren von CHF 15’000. Damit Sie eine Kontrolle über die Zahlungseingänge hat, bucht Sie in der neuen Buchhaltungssoftware diese CHF 15’000 auf das Bilanzkonto «Debitoren Vorjahr». Im Januar erfolgen nun die Zahlungseingänge dieser alten Debitoren. Die Eingänge werde jeweils über das entsprechende Buchhaltungskonto ausgebucht, somit hat Sabrina die Kontrolle und kann entsprechend die säumigen Kunden mahnen.
Planung und Migration brauchen Zeit
Sobald Sie feststellen, dass eine neue Buchhaltungssoftware nötig ist, sollten Sie mit der Planung der Umstellung beginnen. Es ist noch kein Meister neuer Software vom Himmel gefallen: Das heisst, die neue Software braucht neben einem clever gewählten Zeitpunkt der Einführung Evaluations- und vor allem auch Einarbeitungszeit für Sie selbst oder Ihre Mitarbeitenden. Es muss der Kundenstamm neu eingerichtet werden, ein Shopsystem off- oder online muss darauf eingerichtet werden, Daten müssen vom alten ins neue System migriert werden und vieles mehr. Planen Sie für die Migration genügend Zeit mit ein, sie ist meist eine der schwierigsten Unterfangen bei der Umstellung eines Systems.