Un article de Laurent Gfeller, responsable Suisse romande chez Abacus Research SA
« Normalement c’est censé fonctionner tout seul… » C’est souvent ce que rétorquent les responsables de petites entreprises qui facturent trop peu ou trop tard leurs prestations. AbaClik est le remède des entrepreneurs moroses, qui leur permettra une facturation détaillée et dans les temps.
« C’est durant la période estivale que j’ai le plus de travail, mais je ne gagne pas beaucoup d’argent car il s’agit principalement de petits boulots que je ne peux pas vraiment facturer ». C’est ce que m’a raconté cet été le propriétaire d’une petite PME prospère lors d’un pique-nique avec les enfants au bord du lac. Il équipe les bateaux et les yachts, parfois très luxueux, de propriétaires privés avec des systèmes électriques et électroniques.
Les commandes les plus lucratives lui parviennent en automne et en hiver, lorsque les bateaux des clients ne sont plus utilisés et destinés aux travaux de réaménagement. Il lui arrive de travailler sur le même projet pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines. En plus de ses heures de travail, il gagne également sur la marge issue de la vente de matériel. En été, en revanche, il effectue des réparations et aide ses clients à se sortir du pétrin si quelque chose ne fonctionne pas. Le fait d’accepter des petits boulots peu rentables durant certaines périodes de l’année fait partie de la stratégie commerciale de nombreux petits prestataires de services.
Malheureusement, au quotidien, il arrive souvent qu’ils ne facturent que partiellement, voire pas du tout, le travail effectué pour leurs clients. Parfois cela peut être lié au fait que la clientèle n’est pas prête à payer le nombre d’heures réellement effectuées. Mais souvent, c’est l’entrepreneur qui est responsable de la situation, car il n’aura que grossièrement noté son temps de travail et le détail des travaux réalisés. Par la suite, il n’osera plus envoyer ses factures sans justificatifs ni décompte détaillé, ou alors il aura perdu ses notes ou n’arrivera plus à les lire, et finira par rédiger des factures estimatives un dimanche de pluie.
En revanche, si l’artisan envoie immédiatement sa facture après son intervention, avec une documentation précise et le détail de sa prestation, le client sera beaucoup plus susceptible d’accepter de payer le travail réalisé.
Avec l’application AbaClik, combinée à la solution de gestion gratuite 21.Accounting by AbaNinja, tout cela devient possible. L’application mobile, disponible sur la plateforme Swiss21.org, est si efficace que vous en viendrez, vous aussi, à l’utiliser quotidiennement. L’une des trois fonctions de l’application est la saisie des prestations de services. Elle vous permet d’enregistrer vos heures de travail en tout temps et en tout lieu (même hors ligne), mais également d’affecter des travaux à un client et à un type d’activité. Mieux encore : vous pouvez « saisir » tous les services effectués. Ainsi, si vous travaillez pour plusieurs clients simultanément, vous pouvez les documenter sans effort et sans risque de perte, car ils sont stockés dans le Cloud.
AbaClik peut être utilisée seule dans une version gratuite, mais l’application développe tous ses avantages en combinaison avec la solution cloud 21.Accounting by AbaNinja. Les prestations et travaux enregistrés sur le smartphone sont synchronisés avec la solution de gestion et automatiquement affectés à une commande client. Dans 21.Accounting by AbaNinja, vous pouvez les contrôler pour, par exemple, modifier le nombre d’heures, adapter les textes saisis ou attribuer d’autres taux horaires. Ensuite on peut littéralement dire qu’il ne faut que quelques secondes pour créer une facture et l’envoyer au client par courrier électronique.
Mais 21.Accounting by AbaNinja peut faire beaucoup plus ! Le propriétaire de notre petite entreprise qui équipe les bateaux, pourrait également l’utiliser pour facturer le temps de travail de ses collaborateurs qui, sont également équipés d’un smartphone et d’AbaClik. L’enregistrement des fiches des collaborateurs, des taux horaires, ou encore du catalogue de services est si facile que cela vaudrait la peine de le faire même pour les petites interventions de courte durée. Cette application s’avère également fort utile si l’on fait appel, de temps à autre, à des prestataires de services indépendants pour seulement quelques heures.
Il est tout aussi facile de créer un catalogue de services ou de produits, et de les compléter avec le bon taux TVA, un compte de produit pour la comptabilité, un taux horaire ou un prix individuel et des descriptifs explicites. Par exemple, un graphiste pourrait facturer un taux horaire plus élevé pour la conception d’un logo que pour de simples corrections. Il va simplement définir ces travaux comme des services différents et y ajouter les taux horaires appropriés. En recevant sa facture, le client prendra alors connaissance du détail précis de la prestation et du montant total facturé. De cette manière, il acceptera certainement avec beaucoup plus de facilité le montant de la facture à payer.