Changement logiciel de comptabilité

Une comptabilité bien planifiée est la clé de la réussite

Une entreprise est en perpétuel changement. Il est donc important que le logiciel de comptabilité suive ces évolutions. De nombreux créateurs d’entreprise et de nombreuses PME n’accordent que peu d’importance à la comptabilité. Ils commencent généralement par tenir un registre sommaire, puis la comptabilité se professionnalise progressivement et s’adapte aux structures d’une entreprise plus mature. La comptabilité est souvent perçue comme une discipline fastidieuse. Elle est pourtant bien plus qu’un simple enregistrement de transactions commerciales. Dans les domaines du droit fiscal, de la stratégie et de la gestion économique de l’entreprise, notamment, il est important de disposer de bases claires et de pouvoir en déduire les chiffres nécessaires pour évaluer la future évolution de l’entreprise. Dès la création de l’entreprise, vous devez donc réfléchir aux outils dont vous souhaitez disposer et à quel moment vous souhaitez en disposer.

Même avec une planification adéquate, la croissance et d’autres transformations au sein de l’entreprise peuvent faire qu’un changement de logiciel devient nécessaire. Ce changement comporte des risques et doit tenir compte de divers registres auxiliaires ainsi que des activités courantes (salaires, comptes annuels, TVA, débiteurs, créditeurs, etc.). Oublier des points importants peut coûter cher à l’entrepreneur – en temps comme en argent. Découvrez ici les éléments auxquels vous devez faire attention et les obstacles qui peuvent se présenter lors du changement du logiciel de comptabilité.

Que doit pouvoir faire votre logiciel de comptabilité?

L’achat d’un nouveau logiciel de comptabilité soulève deux questions essentielles. La première est: qu’est-ce qui me pousse ou me force à opérer ce changement? Autrement dit, qu’est-ce que mon logiciel actuel n’est pas capable de faire? Et la deuxième question, plus importante encore: qu’est-ce que le nouveau logiciel doit pouvoir faire et quel but aimerais-je/dois-je atteindre avec mon nouveau logiciel pour la durée d’utilisation prévue?

Voici quelques questions fondamentales à se poser lors de l’évaluation d’un nouveau logiciel:

• Que m’apporte exactement la tenue des comptes en tant que composante essentielle du logiciel de comptabilité?
• Quels sont les systèmes d’assistance disponibles?
• Certaines opérations comptables peuvent-elles être automatisées? Existe-t-il des interfaces avec les services bancaires en ligne?
• La comptabilité en partie double est-elle possible? Plusieurs personnes peuvent-elles travailler avec le logiciel en même temps?
• Est-il possible d’établir des offres et de générer des factures à partir de ces dernières? Le système de relance est-il intégré?
• La comptabilité des salaires peut-elle être effectuée dans le logiciel?
• La gestion des actifs est-elle possible?
• Mon entreprise a-t-elle besoin d’une comptabilité-matières et d’une comptabilité des stocks?
• Quels documents comptables, rapports et évaluations puis-je réaliser avec le logiciel?
• Un contrôle de gestion professionnel et une planification financière sont-ils possibles?
• Puis-je préparer les décomptes de TVA avec le logiciel?
• Est-il possible d’exporter facilement les documents destinés aux conseillers fiscaux et aux autorités fiscales?
• Quelles interfaces le logiciel propose-t-il?

Quand changer de logiciel de comptabilité?

En principe, un logiciel de comptabilité n’est pas capable de communiquer avec un autre logiciel de comptabilité. La date du changement doit par conséquent être choisie judicieusement. La solution la plus simple, et donc la plus efficace, est incontestablement de procéder au changement après la date de clôture d’un exercice. Vous terminerez ainsi un exercice avec l’ancien logiciel et en commencerez un autre avec le nouveau.

Si, dans une entreprise, la date de clôture de l’exercice ne correspond pas au passage à la nouvelle année, il peut tout de même être utile de procéder au changement de logiciel à partir du 1^er janvier. Cela vous sera par exemple utile si vous devez créer un grand nombre de certificats de salaires. Changer de logiciel vous obligera toutefois à créer le certificat de salaire des collaborateurs dans les deux systèmes, ce qui entraînera une surcharge de travail inutile.

Impact de la TVA sur le changement

Il existe différentes méthodes de décompte de la TVA, à savoir la méthode de décompte effective et la méthode du taux de la dette fiscale nette. Avec la méthode effective, le décompte est effectué trimestriellement. Il est donc conseillé de procéder au changement du logiciel de comptabilité à la fin d’un trimestre, afin que toutes les opérations comptables soient enregistrées dans une même période de TVA. Si vous procédez au décompte de la TVA en utilisant la méthode du taux de la dette fiscale nette, la date choisie pour le changement de logiciel n’a pas d’importance.

Postes débiteurs et créditeurs non soldés lors du changement

Il est souvent plus simple d’enregistrer les postes débiteurs non soldés de l’ancien logiciel sur un compte de bilan distinct dans le nouveau logiciel. Ce compte peut par exemple être nommé «Débiteurs de l’année précédente». Les encaissements du nouvel exercice qui affectent les anciens postes débiteurs sont alors comptabilisés sur ce compte. Dès que le solde est «nul», tous les postes débiteurs sont réglés. La même opération peut être effectuée avec les postes créditeurs.

Exemple: Sabrina Manser gère une boutique en ligne et souhaite changer de logiciel de comptabilité à la fin de l’année. Au 31 décembre, le solde des postes débiteurs non soldés s’élève à CHF 15 000.– Afin de pouvoir garder le contrôle des encaissements, elle enregistre ces CHF 15 000.– sur le compte de bilan «Débiteurs de l’année précédente» dans le nouveau logiciel de comptabilité. Les encaissements de ces anciens postes débiteurs auront maintenant lieu en janvier. Chaque entrée sera rayée du compte approprié. Ainsi, Sabrina gardera le contrôle de sa comptabilité et pourra envoyer des relances aux clients en retard.

La planification et la migration prennent du temps

Dès que vous prenez conscience de la nécessité d’un nouveau logiciel de comptabilité, vous devez commencer à planifier la transition. Maîtriser un nouveau logiciel demande du temps: en plus de choisir avec précaution le moment du lancement, vous devrez donc consacrer du temps pour évaluer le nouveau logiciel et, surtout, pour vous former ou former vos collaborateurs à ce dernier. Votre base de clients doit être reconfigurée, un système de boutique en ligne ou hors ligne doit être mis en place, les données de l’ancien système doivent être migrées vers le nouveau système, etc. Prévoyez suffisamment de temps pour la migration. Cette étape est généralement la plus complexe lors du passage à un nouveau système.