Si vous souhaitez faire des économies à long terme, concentrez-vous d’abord sur les coûts fixes. Ces derniers sont onéreux au fil du temps, mais avec une bonne approche, ils vous offrent également un potentiel considérable d’économie. Grâce à des mesures simples, vous pourrez éliminer définitivement vos coûts fixes et vous protéger en cas de période difficile.
Que sont les coûts fixes?
Les coûts fixes sont des charges qui reviennent de manière régulière et que l’on peut réduire en fonction de ses besoins. Ils ne dépendent pas de la production, de l’exploitation, du chiffre d’affaires ou du bénéfice, car ils sont constants et invariables. Ils ont cependant une répercussion. Plus les coûts fixes sont élevés, moins l’entreprise peut réagir de manière flexible en cas de baisse du chiffre d’affaires. Les coûts fixes les plus courants sont entre autres:
- La location ou le bail à terme (bureaux, locaux commerciaux, de production et de stockage)
- Assurances
- Crédits et leasing
- Salaires
- Dépenses énergétiques
- Frais de maintenance et de nettoyage
- Prestations tierces (par ex. conseillers fiscaux)
- Parc automobile
- Amortissements
Les entreprises devraient maintenir en permanence leurs coûts fixes à un niveau bas. Ce qui se trouve être un grand défi, car ces derniers augmentent continuellement. Notamment à cause des dépenses administratives supplémentaires ou de la nécessité d’introduire un système de gestion de la qualité. Pour avoir une bonne vue d’ensemble, il est indispensable de contrôler et d’optimiser les coûts fixes chaque année. Les coûts fixes ne devraient pas dépasser un certaine part du chiffre d’affaires, et idéalement, être même en dessous. L’importance de cette part du chiffre d’affaires varie d’un cas à l’autre: une entreprise de production a par exemple, des frais de bureau représentant 2 à 3% de son chiffre d’affaires; pour une entreprise de services, ces frais s’élèvent à 15-20%. Il en va de même pour les coûts variables, tels que les frais publicitaires. Ces derniers sont plus onéreux pour les prestataires de service. Contrairement aux entreprises de production, ils ont très peu de dépenses de matériel (coûts variables). Mais, les dépenses de matériel peuvent être mieux contrôlées dans une entreprise de production. Cela signifie qu’un prestataire de service qui a des coûts fixes élevés pour son bureau est potentiellement plus en danger qu’une entreprise de production. En effet, c’est le rapport entre les coûts fixes et les coûts variables qui indique si l’entreprise est rentable ou pas. Pour savoir si l’entreprise a atteint le seuil de rentabilité, il faut calculer la marge de contribution.
En gros, on soustrait les coûts variables du chiffre d’affaires. Le montant restant doit servir à couvrir les coûts fixes. Par exemple, si les coûts fixes sont 30% des coûts totaux, alors le montant de couverture de produit/du service doit être au moins de 30%. Sinon, on subit des pertes qu’il faudra contrebalancer avec un produit ou un service plus rentable. Dans le cas où la marge de contribution est supérieure, l’entreprise réalise du bénéfice.
Pour connaître le taux moyen de la marge de contribution, veuillez consulter les associations professionnelles. Vous pourrez ainsi déterminer le chiffre d’affaire minimum qu’il faudra atteindre. Par exemple, si le taux moyen de la marge de contribution est d’environ 30%, et que cela correspond à 90’000 CHF, il faudra atteindre un chiffre d’affaires d’au moins 300’000 CHF pour couvrir les coûts.
Réduire les coûts fixes à long terme
L’optimisation des coûts fixes demande du temps, mais lorsque vous aurez une vue d’ensemble une prochaine optimisation sera plus facile. Malgré tout, cela reste complexe lorsque des contrats à long terme doivent être résiliés. C’est le cas des contrats de location ou de bail. Les contrats de crédit ou de leasing ne peuvent pas être résiliés à court terme. Si cela n’est pas pris en compte, les coûts fixes seront écrasants, surtout en cas de petite baisse des ventes. S’ensuivra une évolution précaire: les coûts variables, tels que l’achat de matériel (pour les sociétés de production) ou les frais publicitaires, seront immédiatement réduits. Ce qui diminuera encore plus le bénéfice sur le moyen et long terme.
Analyser la situation
Commencez par faire une analyse à l’aide d’un aperçu détaillé de vos coûts fixes actuels. L’analyse va servir à identifier les points qui sont particulièrement onéreux, et ainsi examiner comment on peut concrètement faire des économies.
Comment faire beaucoup d’économies sur les coûts fixes? Quelques conseils:
Astuce 1: Réduire les frais de bureau au minimum
Commencez par les locaux. Quelle est la superficie dont vous avez absolument besoin?
Prenons par exemple un prestataire de service en ligne. En théorie, il n’a pas besoin d’un espace de bureau. Les tâches peuvent se faire en home office avec une bonne connexion internet et du bon matériel informatique. L’équipe d’une telle entreprise en ligne peut travailler à distance avec des outils de gestion de projet et canal de discussion en ligne. Les réunions peuvent se faire par vidéoconférence, peu importe où l’on se trouve. Ainsi, on peut très vite réduire des coûts fixes très élevés.
Si vous louez un bureau, veillez à ce que la superficie ne soit pas trop grande pour vous, et ne signez pas de bail à long terme. Idéalement, un an ou moins. Un grand bureau avec un long bail est très compliqué à résilier à court terme. Vous pouvez aussi louer dans une communauté de bureaux. Cette solution peut être aussi considérée sur le long terme.
Astuce 2: Leasing de la voiture professionnelle à bas prix
Une voiture est-elle absolument indispensable pour votre activité commerciale? Optez dans ce cas pour le leasing d’une voiture moins chère (plus petite), avec un contrat de courte durée, qui engendre moins de coûts d’exploitation. N’oubliez pas que les frais mensuels de leasing peuvent être déduits des impôts.
Astuce 3: Assurez-vous que pour les urgences
Ne souscrivez pas d’assurances superflues en cas de petit chiffre d’affaires, peu de moyens et peu d’employés. En tant qu’entrepreneur, vous êtes constamment exposé à des risques. Pour cela, il existe des assurances obligatoires, comme l’assurance responsabilité civile d’exploitation, que nous vous recommandons vivement de souscrire. Ou opter pour une assurance informatique pour les entreprises du secteur informatique. Cependant, il existe une multitude d’assurances chères et inutiles. De telles assurances sont souvent souscrites car on prévoit la croissance potentielle de l’entreprise et on préfère être assuré à l’avance en cas de dommages importants. Mais, si votre entreprise grandit, sachez qu’il est possible d’élargir sa couverture d’assurance à tout moment.
Astuce 4: Contrats de fourniture, seulement sur le court terme
La livraison de matériel de production et de produits de consommation fait partie en soi des coûts variables, mais si vous vous engagez sur le long terme, vous basculez dans les coûts fixes. Évitez pour cela de conclure ces contrats à long terme.
Astuce 5: Calcul du chiffre d’affaires minimum: Un calcul du chiffre d’affaires minimum (quel chiffre d’affaires doit être atteint lors d’une activité commerciale régulière ou inférieure à la normale) vous aidera à déterminer dans quelle fourchette peuvent se situer vos coûts fixes. Utilisez les outils appropriés pour déterminer le niveau des coûts fixes dans votre secteur d’activité. En comparant ce pourcentage à votre chiffre d’affaires minimum, vous pourrez déterminer la hauteur de vos coûts fixes.
Conclusion
Les coûts fixes constituent le montant de base des coûts totaux d’une entreprise. Ces charges peuvent être calculées sur le long terme. Il est fortement conseillé d’examiner l’évolution des coûts au moins une fois par an. Il est également très utile de prévoir des dates de résiliation pour les contrats individuels. Si vous n’avez pas besoin d’une prestation dans l’immédiat, le mieux est de résilier le contrat le plus vite possible.
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