«In realtà dovrebbe essere automatico…». Oppure: la registrazione dei servizi con AbaClik è il rimedio contro la malattia delle piccole imprese che fatturano troppo poco o troppo tardi i loro servizi.

Un articolo di Laurent Gfeller, responsabile di Abacus Biel.

 

«L’estate è il periodo in cui ho più lavoro. Tuttavia, non guadagno tanto perché ho soprattutto piccoli incarichi che non riesco nemmeno a fatturare correttamente». È ciò che mi ha raccontato di recente un piccolo imprenditore di successo durante un picnic con i bambini al lago. Si occupa di dotare le barche e gli yacht dei clienti, spesso estremamente lussuosi, di sistemi elettrici e soprattutto elettronici.

In autunno e inverno, quando le barche dei clienti vengono sottoposte a manutenzione, riceve gli incarichi più lucrativi; può lavorare allo stesso progetto per giorni o settimane e ha un margine di guadagno anche sulla vendita del materiale. In estate, invece, si occupa di riparazioni e dà una mano ai suoi clienti se c’è qualcosa che non va. Il fatto che accetti incarichi poco redditizi per fidelizzare la clientela fa parte della strategia commerciale di molti piccoli fornitori di servizi.

Ma spesso capita anche che questi lavoratori fatturino solo in parte le prestazioni effettuate per i loro clienti o nel peggiore dei casi finiscano per lavorare gratis. A volte ciò può essere legato al fatto che i clienti non sono disposti a pagare per il numero di ore effettivamente lavorate da artigiani e altri fornitori di servizi. Spesso però la colpa è dell’imprenditore stesso, perché magari ha preso nota solo approssimativamente dei servizi prestati e in seguito non se la sente di fatturarli in assenza di un’adeguata documentazione. Oppure ha perso i suoi appunti o non riesce più a decifrarli quando finalmente, con grande ritardo, si decide a redigere le fatture approfittando di una domenica di pioggia.

Invece, se il cliente riceve rapidamente una fattura dopo la prestazione sulla quale vengono documentati esattamente la data, la durata e il tipo di servizio effettuato, allora sarà più propenso ad accettare di pagare il lavoro svolto.

Grazie all’app AbaClik in combinazione con la soluzione per ufficio gratuita Swiss21 AbaNinja, tutto ciò è finalmente possibile. L’app e Swiss21 AbaNinja sono così efficienti che viene naturale utilizzarli ogni giorno. Una delle tre funzioni dell’app è la registrazione dei servizi, che permette di inserire i servizi prestati in qualsiasi luogo e momento (anche offline) e di associarli sia a un cliente che a un’attività specifica. E non è finita qui: l’app consente anche di «registrare» i servizi forniti. Quindi, se lavorate per più clienti quasi contemporaneamente, potete documentare tutto senza sforzo e senza rischi di perdita perché sono memorizzati nel cloud.

AbaClik è disponibile anche in versione gratuita, ma per sfruttare tutti i suoi vantaggi l’ideale è usarlo in combinazione alla soluzione cloud per ufficio Swiss.21 AbaNinja. I servizi registrati sullo smartphone vengono sincronizzati con la soluzione per ufficio e da lì sono trasferiti automaticamente a un ordine cliente. In AbaNinja è possibile modificarli, ad esempio cambiando le ore registrate o i dettagli o assegnando altre tariffe orarie. Così basta un attimo per emettere una fattura professionale e inviarla al cliente tramite e-mail.

Ma Swiss21 AbaNinja può fare molto di più. Il proprietario della nostra piccola azienda che equipaggia le barche può utilizzarla anche per fatturare le ore di lavoro dei suoi collaboratori, che presumibilmente saranno dotati di smartphone e AbaClik. La registrazione di collaboratori, tariffe orarie o dei diversi servizi è così semplice che vale la pena effettuarla anche per piccoli brevi incarichi. Ad esempio, se di rado avete richiesto l’intervento di un libero professionista per poche ore.

Anche generare un servizio o un prodotto e aggiungere la giusta aliquota IVA, il conto entrate per la contabilità, la tariffa oraria, il prezzo o le descrizioni specifiche sarà un gioco da ragazzi. Ad esempio, un grafico potrebbe far pagare una tariffa oraria più alta per la progettazione di un logo rispetto alle semplici correzioni. In tal caso non deve far altro che definire queste opere come servizi diversi e aggiungere la relativa tariffa oraria. Quando riceve la fattura, il cliente saprà con precisione quali servizi sono stati effettuati e qual è il loro costo. E di certo sarà più propenso ad accettare la fattura.

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