Le imprese sono in continua trasformazione e il software di contabilità deve tenere il passo con i cambiamenti. Molti fondatori di aziende, come anche le PMI, prestano poca attenzione alla contabilità. All’inizio si parte con una «contabilità da libretto della spesa», per poi professionalizzare sempre più il sistema e infine adeguarlo alle strutture di un’impresa matura. La contabilità, generalmente ritenuta un ambito piuttosto arido, va ben oltre la registrazione delle operazioni commerciali. Proprio in materia di diritto fiscale nonché di strategia e controllo economico è importante poter disporre di una base ben organizzata e avere la capacità di ricavare le cifre necessarie per definire il passo imprenditoriale successivo. Per questo la scelta degli strumenti contabili deve essere oculata fin dall’inizio.
Chi ben comincia è a metà dell’opera
Nonostante una buona pianificazione, la crescita e altri cambiamenti interni all’azienda possono richiedere la sostituzione del software. Il passaggio comporta dei rischi ed è importante tener conto sia delle registrazioni fuori bilancio, sia dell’attività in corso (salari, conti annuali, imposta sul valore aggiunto, debitori, creditori, ecc.). Tralasciare fattori importanti può tradursi in una grande perdita di tempo e denaro per l’azienda. Scoprite quali fattori occorre tener presenti e gli eventuali ostacoli che potreste incontrare nella sostituzione del software di contabilità.
Che cosa deve saper fare il vostro software di contabilità?
Due sono le domande decisive da porsi all’acquisto di un nuovo software di contabilità: che cosa mi spinge o mi obbliga al cambiamento? Ossia, che cosa non è in grado di fare il mio software attuale? E, ancora più importante: che cosa deve saper fare il nuovo software o quale obiettivo voglio/devo raggiungere con il nuovo software nel periodo di impiego previsto?
Ecco alcuni dei presupposti su cui basare la valutazione di un nuovo software:
- Quali sono di preciso le funzioni contabili alla base del software di contabilità?
- Quali sono i sistemi di assistenza disponibili?
- Le iscrizioni contabili possono essere automatizzate? Esistono interfacce per il banking online?
- La partita doppia rientra tra le opzioni? È previsto l’uso contemporaneo da parte di più utenti?
- Si possono formulare preventivi, da cui poi generare fatture? Il sistema prevede la gestione dei solleciti?
- La contabilità salariale è inclusa?
- Il programma può essere usato per la gestione patrimoniale?
- La mia impresa necessita di una contabilità per merci e magazzino?
- Quali bilanci, rapporti e valutazioni posso produrre con il sistema?
- È possibile svolgere attività di controlling professionali ed elaborare il piano finanziario?
- Posso preparare i rendiconti IVA con questo sistema?
- I dati possono essere trasferiti in tutta semplicità a commercialisti e autorità fiscali?
- Quali interfacce offre il sistema?
Quando passare al nuovo software di contabilità
In linea di principio un software di contabilità non comunica con gli altri software di contabilità. Per questo motivo il momento del passaggio deve essere scelto oculatamente. Il modo migliore e più semplice è quello di aspettare la data di riferimento del bilancio, terminando l’anno finanziario con il vecchio software e iniziando il successivo con quello nuovo.
Il passaggio al 1° gennaio può essere utile anche per le imprese in cui la data di riferimento del bilancio non coincide con la fine dell’anno, ad esempio se è prevista l’emissione di molte buste paga. Il passaggio comporterebbe infatti la necessità di compilare le buste paga dei dipendenti in due sistemi, con un inutile impiego di risorse.
Come l’imposta sul valore aggiunto influenza la sostituzione del software
L’imposta sul valore aggiunto comporta metodi di rendiconto differenti, ovvero quello effettivo e quello delle aliquote saldo. Con il metodo effettivo, che prevede il rendiconto trimestrale, è opportuno cambiare il software di contabilità al termine di un trimestre, quando tutte le registrazioni sono raccolte in un periodo fiscale. Se l’imposta sul valore aggiunto viene calcolata con il metodo delle aliquote saldo, il momento del passaggio non riveste alcuna importanza.
Le voci debitori e creditori aperte al momento della sostituzione
Spesso la soluzione più semplice è registrare le voci debitori aperte del vecchio software in un conto di bilancio separato nel nuovo software, che è possibile ad esempio denominare «Debitori esercizio precedente». I pagamenti in entrata nel nuovo esercizio finanziario riguardanti i vecchi debitori vengono registrati su questo conto. Tutte le voci debitori vengono chiuse non appena il saldo arriva a «zero». Lo stesso può essere fatto per i creditori.
Esempio: Sabrina Manser gestisce uno shop online e vorrebbe sostituire il software di contabilità alla fine dell’anno. Al 31.12, dopo le vendite natalizie, vanta ancora crediti per CHF 15’000. Per mantenere il controllo sui pagamenti in entrata, registra questi CHF 15’000 nel nuovo software nel conto di bilancio «Debitori esercizio precedente». Questi crediti vengono saldati a gennaio. Le entrate vengono cancellate dal relativo conto, assicurando il controllo della situazione a Sabrina, che può sollecitare i clienti morosi.
Le attività di pianificazione e la migrazione richiedono tempo
La pianificazione del passaggio al nuovo prodotto dovrebbe essere avviata non appena si evidenzia la necessità di un nuovo software di contabilità. Non esistono maghi del software innati: l’introduzione del nuovo prodotto, oltre a un’intelligente pianificazione temporale, richiede anche un periodo di valutazione e di formazione per voi o i vostri collaboratori. Occorre riconfigurare il portafoglio clienti e sviluppare un relativo sistema di shop offline o online, trasferire i dati dal vecchio al nuovo sistema e molto altro ancora. Dedicate tempo sufficiente alla migrazione, che di solito si rivela l’impresa più difficile nel passaggio a un nuovo sistema.