Wenn Sie in Ihrem Unternehmen langfristig sparen möchten, konzentrieren Sie sich im besten Fall zuerst auf die laufenden Fixkosten. Diese verschlingen mit der Zeit sehr viel Geld, bieten Ihnen aber auch mit dem richtigen Vorgehen ein erhebliches Einsparpotenzial. Mit einfachen Massnahmen lässt sich genau dieses Potenzial nutzen und Sie können Ihre Fixkosten dauerhaft eliminieren und sichern sich so auch gegen schwierigere Zeiten ab.

Was sind Fixkosten?

Fixkosten sind Aufwände, die in regelmässigen Abständen wiederkehren und nicht nach Belieben gekürzt werden können. Sie hängen nicht von der Produktion, der Auslastung, dem Umsatz oder dem Gewinn ab, da sie konstant und unveränderlich anfallen. Sie haben jedoch Auswirkungen darauf. Denn, je höher die Fixkosten, desto weniger flexibel ist das Unternehmen bei einem Rückgang des Umsatzes. Zu den typischen Fixkosten gehören unter anderem:

  • Mieten oder Pachten (Büros, Produktions- und Lagerräume, Gewerbeflächen)
  • Versicherungen
  • Kredite und Leasing
  • Gehälter
  • Energiekosten
  • Zahlungen für Reinigung und Instandhaltung
  • Fremdleistungen (z.B. Steuerberater)
  • Fuhrpark
  • Abschreibungen

Unternehmen sollten darauf achten, die Fixkosten dauerhaft niedrig zu halten. Was eine grosse Herausforderung darstellt, da diese in den meisten Unternehmen mit der Zeit kontinuierlich steigen. Gründe dafür können zum Beispiel Mehraufwand in der Verwaltung oder die Notwendigkeit zur Einführung eines Qualitätsmanagements sein. Um hier jedoch den Überblick zu behalten, sollten Sie Ihre Fixkosten jedes Jahr aufs Neue prüfen und optimieren. Fixe Kosten dürfen einen bestimmten Umsatzanteil nicht übersteigen und sollten eher noch darunter liegen. Wie hoch dieser Umsatzanteil ist, unterscheidet sich von Fall zu Fall: Ein produzierender Betrieb hat beispielsweise Bürokosten von vielleicht zwei bis drei Prozent seines Umsatzes, bei einer Dienstleistungsagentur können es 15 – 20 % sein. Ähnliches lässt sich über die variablen Kosten, wie zum Beispiel die Werbekosten, sagen. Diese liegen bei Dienstleistern in den meisten Fällen noch höher. Dafür haben diese im Gegensatz zum produzierenden Betrieb kaum Materialausgaben (variable Kosten). Die Materialausgaben lassen sich wiederum viel leichter steuern. Das bedeutet auch, dass ein Dienstleister, bei hohen Fixkosten für sein Büro, viel mehr gefährdet ist als ein produzierender Betrieb. Denn das Verhältnis von fixen und variablen Kosten bestimmt, ob ein Unternehmen gewinnbringend ist. Um als Unternehmen also kostendeckend zu arbeiten, wird der sogenannte Deckungsbeitrag errechnet:

Vereinfacht zieht man die variablen Kosten vom Umsatz ab. Der übrig gebliebene Betrag hilft Ihnen, die Fixkosten abzudecken. Liegt der Anteil der Fixkosten zu den Gesamtkosten zum Beispiel bei 30%, sollte auch der Deckungsbeitrag der Dienstleistung / des Produktes mindestens 30% betragen. Sonst erzielt man Verluste oder muss es mit Hilfe einer profitableren Dienstleistung oder Produkten quersubventionieren. Ist der Deckungsbeitrag höher, so erzielt das Unternehmen Gewinn.

Den durchschnittlichen Deckungsbeitragssatz, erfahren Sie bei den Branchenverbänden. Daraus können Sie dann auch errechnen, wie viel Umsatz Sie mindestens erzielen sollten. Liegt der durchschnittliche Deckungsbeitrag zum Beispiel bei ca. 30% und entspricht das in einem Unternehmen CHF 90’000, so sollten mindestens CHF 300’000 Umsatz erzielt werden, damit kostendeckend gearbeitet werden kann. Ab diesem Schwellenwert erhöht sich mit jedem Mehrumsatz auch der Gewinn für das Unternehmen.

Langfristig Fixkosten sparen

Die Optimierung der Fixkosten, wird Sie am Anfang herausfordern und ein wenig Zeit beanspruchen. Wenn Sie sich jedoch erstmal einen Überblick verschafft haben, fällt der Prozess bei der nächsten Optimierung wesentlich leichter. Schwierig wird es in Fällen, bei denen es um das Auflösen längerfristiger Verträge geht. Zum Beispiel bei Miet- oder Pachtverträgen. Auch Leasing- und Kreditverträge können Sie oft nicht kurzrfristig kündigen. Wer das nicht beachtet, kann bei einer kleinen Umsatzdelle von den fixen Kosten erschlagen werden. Dann folgt eine prekäre Entwicklung: Die variablen Kosten, etwa in die Materialbeschaffung (bei Produktionsbetrieben) oder auch die Werbekosten, werden umgehend reduziert, weil das immer geht. Dadurch sinkt aber Ihr Umsatz noch weiter.

Im Ersten Schritt: Ist Stand Analyse

Starten Sie im ersten Schritt mit einer Analyse und der Erstellung einer detaillierten Übersicht Ihrer bestehenden Fixkosten. Bei der Analyse gilt es, die besonders teueren Segmente zu identifizieren und dann zu prüfen, was sich konkret einsparen lässt.

Mit den folgenden Tipps können Sie bei den fixen Kosten sehr viel sparen:


Tipp 1: Bürokosten niedrig halten
Starten Sie bei Ihren Büro-Räumlichkeiten. Wie viel Raum benötigen Sie wirklich?  Unser Beispiel: Ein Online-Dienstleister. Dieser benötigt theoretisch keine Bürofläche. Die anfallenden Aufgaben lassen sich im Home Office mit guter Internetverbindung und IT-Infrastruktur erledigen. Das Team eines solchen Online Unternehmens kann remote über Projektmanagement-Tools mit integriertem Team-Chat zusammenarbeiten. Videotelefonate ermöglichen ortsunabhängige Gruppen-Meetings. Hier lassen sich schnell sehr hohe Fixkosten einsparen. Wenn Sie ein Büro mieten, dann achten Sie darauf, dass Sie nur so viel Bürofläche wie notwendig anmieten und sich nicht an lange Mietverträge binden. Im besten Fall ein Jahr oder kürzer. Ein grosses Büro mit lang laufendem Mietvertrag ist kurzfristig nur sehr kompliziert wieder aufzulösen. Sie können sich anfangs auch in eine Bürogemeinschaft einmieten. Diese Lösung kann sogar sehr lange Bestand haben.

Tipp 2: Geschäftswagen günstig leasen
Für Ihre Geschäftstätigkeiten ist ein Auto unabdingbar? Dann leasen Sie einen günstigen (kleineren) Geschäftswagen mit kürzerer Laufzeit, der wenig Betriebskosten verursacht. Die Leasingkosten können Sie monatlich von der Steuer absetzen.

Tipp 3: Versicherungen nur für den Notfall
Schliessen Sie bei kleinen Umsätzen, wenig Ausstattung und einem kleinen Anteil an fest angestellten Mitarbeitern keine überflüssigen Versicherungen ab. Sie sind als Unternehmer ständig Risiken ausgesetzt. Für diese Fälle gibt es Pflichtversicherungen, wie die Betriebshaftpflichtversicherung, welche wir, Ihnen auch empfehlen, unbedingt abzuschliessen. Oder auch eine  IT-Versicherung für Unternehmen im IT-Bereich. Es gibt jedoch auch jede Menge unnötige oder zu teure Versicherungen. Oft werden solche Versicherungen abgeschlossen, weil man an diesem Punkt schon an das mögliche Wachstum des Unternehmens denkt und die Versicherung hohe Schäden abdecken soll. Doch, wenn Sie wachsen, können Sie den Versicherungsumfang  jederzeit erweitern – nichts leichter als das.

Tipp 4: Lieferverträge kurzfristig halten
Die Lieferung von Produktions- und Verbrauchsmaterial fällt zwar in den Bereich der variablen Kosten, doch wenn Sie sich in dieser Hinsicht langfristig binden, geraten Sie in eine Fixkostenfalle. Vermeiden Sie daher, solche Verträge langfristig abzuschliessen.

Tipp 5: Mindestumsatzberechnung
Eine Mindestumsatzberechnung – wie viel Umsatz sollten Sie bei normaler oder auch unterdurchschnittlicher Geschäftstätigkeit mindestens erreichen – hilft Ihnen bei der Beantwortung der Frage, wie hoch Ihre fixen Kosten immer sein dürfen. Orientieren Sie sich mit entsprechenden Tools, wie hoch die Festkosten in Ihrer Branche eigentlich ausfallen sollten. Wenn Sie dieses prozentuale Ergebnis in Relation zu Ihrem Mindestumsatz setzen, wissen Sie, welche fixen Kosten Sie sich auf jeden Fall leisten können.

Fazit

Es gibt fast keine feststehenden Belastungen, die sich schnell abbauen lassen. Sie bilden den Sockelbetrag aller Kosten, auch wenn es nicht die höchsten Kosten sein müssen. Allerdings sind sie langfristig kalkulierbar. Sie sollten Ihre Kostenstruktur mindestens jährlich überprüfen. Außerdem ist es hilfreich, sich Kündigungstermine für die einzelnen Verträge zu terminieren. Wenn Sie eine Leistung im gegenwärtigen Umfang eigentlich nicht benötigen, ist es sinnvoll, den Vertrag schnellstmöglich zu beenden.

 

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