Haben Sie eine unerklärliche Lücke im Zeitplan Ihrer Mitarbeitenden bemerkt und befürchten, dass die Stunden falsch gezählt werden?
Wir können nicht immer überprüfen, ob die Zeiten genau erfasst wurden. Das führt zu Verunsicherung bei Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden, was sie genau eintragen sollen. Durch Stress und volle Terminkalender kann die Zeiterfassung nicht ordnungsgemäss durchgeführt werden. Oftmals bleibt die Arbeitszeit unbezahlt.
Wenn Mitarbeitenden die Arbeitszeiterfassung präzise durchführen, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können sich auch vor rechtlich in Schwierigkeiten bewahren.
Dieser Artikel enthält einige Strategien und Tipps, wie Sie Ihre Arbeitszeiten effizient erfassen damit Ihr Geschäft in Ordnung bleibt und Sie nicht den Überblick verlieren.
Was Sie über die Arbeitszeiterfassung wissen müssen
Die Arbeitszeiterfassung hilft dabei den Überblick zu behalten, wie viele Stunden Mitarbeiternde im Unternehmen verbringen. Dies muss so genau wie möglich erfolgen, indem jede geleistete Stunde dokumentiert und protokolliert wird. Eine Möglichkeit zur Erfassung der Arbeitszeiten sind direkte Eingabemethoden, wie z. B. das Ein–und Ausstempeln in Büros mit Hilfe der sogenannten „Stempeluhr“.
In den letzten Jahren nutzten viele Arbeitgebende in ihrer Firma auch die Excel-Tabelle zur Zeiterfassung. Die Zeiterfassung ist mit dem Trend zur Automatisierung und Digitalisierung der Arbeit, sowie der räumlichen Verschiebung der Tätigkeit zum Beispiel ins Homeoffice, wichtiger geworden. Unbezahlte Pausen oder Zeiten der Inaktivität sollten nicht als Arbeitszeit gelten, sondern nur die Zeit, die für Aufgaben aufgewendet wird. Das Gesetz definiert nicht, mit welchen Messinstrumenten die Arbeitszeit dokumentiert werden soll. Unternehmen können verwenden:
- Elektronische oder mechanische Ein– und Ausstempelsysteme
- Excel-Dokumente
- Spezialsoftware
- Mobile Anwendungen
Rechtliche Grundlagen und Details zur Arbeitszeiterfassung
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Wer ist davon betroffen?
Nach dem Arbeitsrecht sind alle Arbeitnehmenden verpflichtet, Aufzeichnungen über die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Es gibt einige Ausnahmen und neue gesetzliche Regelungen. Bestimmte Berufe und Betriebe sind von den Arbeitszeit– und Freizeitregelungen ausgenommen. Dazu gehören zum Beispiel die Mitarbeitenden internationaler Organisationen oder landwirtschaftlicher Unternehmen oder auch Mitarbeitendein „hoher Führungsposition“, mit anderen Worten, Personen mit erheblicher Entscheidungsbefugnis die in der Lage sind, Entscheidungen von wesentlicher Bedeutung für das Unternehmen stark zu beeinflussen. Zwei weitere Ausnahmen gelten seit dem 1. Januar 2016:
- 1. Ab einem AHV–pflichtigen Lohn von mehr als CHF 120.000 (inkl. Boni) wird die Arbeitszeiterfassung komplett abgeschafft. Diese vollständige Entfernung muss im Rahmen eines Tarifvertrags (für das Unternehmen oder die Branche) vereinbart und von jedem Mitarbeitenden schriftlich bestätigt werden.
- 2. Eine teilweise oder vereinfachte Erfassung, nur mit der gesamten täglichen Arbeitszeit, nicht stündlich, ist jetzt möglich. Dies erfordert:
- ein Tarifvertrag zwischen dem Arbeitgebendenund den Arbeitnehmendenvertretern (intern oder extern)
- oder, in Ermangelung solcher Vertreter, die Zustimmung der Mehrheit der Arbeitnehmenden
- oder bei Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten eine individuelle schriftliche Vereinbarung mit den betroffenen Beschäftigten.
Dienstreisen ins Ausland: Wenn der Arbeitnehmende im Rahmen seiner Arbeit/Tätigkeit ins Ausland reist, gilt die Reise (Hin–und Rückfahrt) als Arbeitszeit. Bei der Heimkehr ist eine tägliche Ruhezeit von elf Stunden zu gewähren.
Warum ist Excel eine schlechte Variante?
Die DSGVO erlegt Ihnen bestimmte Pflichten zur Arbeitszeiterfassung auf. Dazu gehört, diese Daten angemessen zu schützen und nach einer Aufbewahrungszeit zu löschen, was nicht garantiert werden kann, wenn alle Mitarbeitenden Zugriff auf die Excel–Datei haben und Kopien davon anfertigen können. Die Excel–Methode nimmt auch sehr viel Zeit in Anspruch, da alle Änderungen, händisch erfolgen müssen. Die Tabellen sind also nicht einfach anpassbar, da die von jedem Mitarbeitenden eingebrachten Daten später in die Verwaltung zusammengetragen werden müssen und von dort in das Finanzwesen transferiert werden. Dies geht auch mit einer hohen Fehlerquote und Intransparenz einher.
Vorteile von Zeiterfassungs–Apps
Eine Zeiterfassungs-App kann Ihnen helfen, den Prozess der Arbeitszeiterfassung zu automatisieren. Die App verfolgt die Zeit, die Ihre Mitarbeitendenan Projekten arbeiten, und protokolliert den Vorgang automatisch. Sie können anpassen, wie viele Daten die App sammelt und welche Informationen in die Berichte aufgenommen werden. Auf diese Weise wissen Sie, wie viele Stunden jeder Mitarbeitende arbeitet und mit welcher Geschwindigkeit er seine Arbeit erledigt. Zudem beinhalten die Apps meist eine automatische Prüfung der Eingaben, die Fehler frühzeitig anzeigt und automatisch erkennt, wenn Eingaben nicht einer definierten Logik folgen.
Der digitale Charakter der Zeiterfassung minimiert zudem die typischen Excel–Übermittlungsfehler und übermittelte Daten sind zentral abrufbar und in Sekundenschnelle verfügbar. Diese Art von Zeiterfassungssystem ist grossartig – es ermöglicht den Menschen, sich in ihrer stündlichen Pause auszustempeln, und erleichtert den administrativen Aufwand. So können sich die Mitarbeitenden ganz auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.
Die Arbeitszeiterfassung mit AbaClik und Swiss21.
Die Plattform Swiss21 bietet eine einfach zu bedienende Arbeitszeiterfassung. Mit der App AbaClick, die mit der Buchhaltung verbunden ist, erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten, wo und wann Sie wollen.
Die Daten werden mobil in AbaClik 3 mittels Stoppuhr oder manueller Eingabe direkt im Buchhaltungssystem erfasst. Es ist auch möglich, NFC-Tags oder Barcodes für die Erfassung von Ein- und Ausgängen zu verwenden.
Autor: Fabian Kopp
Fabian ist Experte für digitales Marketing und Personalmanagement. Er hat seinen Master an der Universität Bern im Bereich Business Administration gemacht.
Er ist für das operative Marketing bei Swiss21 verantwortlich und betreut die verschiedenen sozialen Netzwerke und die Community. Zudem trägt er zur Entwicklung der Marke bei.
