So geht effizientes Mahnwesen: inkl. Vorlagen für Mahnungen
Offene Rechnungen gehören für viele Schweizer KMU, Freelancerinnen und Freelancer zum Alltag. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie professionell auf verspätete Zahlungen reagieren und erhalten kostenlose Word-Vorlagen für Zahlungserinnerungen sowie die 1. und 2. Mahnung.
Warum zahlen Kundinnen und Kunden verspätet?
Nicht jede verspätete Zahlung steckt voller böser Absicht. Häufige Gründe sind:
- Die Rechnung wurde übersehen
- Interne Freigaben dauern länger
- Die Zahlungsfrist war unklar
- Liquiditätsengpässe auf Kundenseite
- Falsche oder fehlende Rechnungsangaben
Deshalb lohnt sich ein abgestuftes Vorgehen statt sofortiger Druck.
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Zahlungserinnerung oder Mahnung: Was ist der Unterschied?
Zahlungserinnerung
Die Zahlungserinnerung ist freundlich formuliert. Sie weist darauf hin, dass eine Rechnung noch offen ist. Oft reicht bereits diese erste Erinnerung aus. Typische Inhalte sind Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offener Betrag und neue Zahlungsfrist.
Mahnung
Die Mahnung ist formeller und deutlicher. Sie signalisiert, dass die Zahlungsfrist bereits verstrichen ist und weitere Schritte folgen können. Hier können Sie zusätzlich Mahngebühren, Verzugszinsen oder Inkassoandrohung erwähnen.
Ab wann darf man Mahngebühren verlangen?
In der Schweiz gibt es keine gesetzlich festgelegte Mahngebühr. Unternehmen dürfen Mahngebühren verlangen, wenn diese in den AGB geregelt sind oder vorgängig vereinbart wurden. Wichtig ist, dass die Gebühren angemessen bleiben. Üblich sind beispielsweise CHF 10.– bis CHF 30.– pro Mahnstufe. Zusätzlich dürfen Verzugszinsen verlangt werden. Ohne besondere Vereinbarung gilt in der Schweiz meist ein Verzugszins von 5 % pro Jahr. Neu können Sie zusätzliche Mahngebühren in 21.AbaNinja automatisch oder manuell verrechnen.
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Empfohlenes Vorgehen bei offenen Rechnungen
Freundliche Zahlungserinnerung senden
Warten Sie nicht monatelang. Oft empfiehlt sich eine erste Erinnerung bereits wenige Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist.
Erste Mahnung verschicken
Bleibt die Zahlung weiterhin offen, folgt eine formellere Mahnung mit neuer Frist. Wichtig:
• sachlich bleiben
• keine emotionalen Formulierungen verwenden
• klare Zahlungsfrist setzen
Zweite oder letzte Mahnung senden
Jetzt darf der Ton deutlicher werden. Weisen Sie auf mögliche Konsequenzen hin:
• Mahngebühren
• Verzugszinsen
• Inkasso
• Betreibung
Inkasso oder Betreibung prüfen
Wenn trotz mehrfacher Mahnung keine Zahlung erfolgt, können Sie:
• ein Inkassounternehmen beauftragen
• eine Betreibung einleiten
Gerade bei kleineren Beträgen lohnt sich jedoch eine Kosten-Nutzen-Abwägung.
So vermeiden Sie offene Rechnungen
Prävention spart Zeit und Nerven. Diese Massnahmen helfen:
- Klare Zahlungsfristen definieren
- Rechnungen zeitnah versenden
- Automatische Zahlungserinnerungen nutzen
- Teilzahlungen oder Vorauszahlungen vereinbaren
Fazit
Verspätete Zahlungen lassen sich nicht immer vermeiden. Entscheidend ist jedoch, professionell und strukturiert darauf zu reagieren. Eine freundliche Zahlungserinnerung genügt oft bereits. Falls nicht, helfen klare Mahnprozesse, Mahngebühren und digitale Tools dabei, offene Forderungen effizient einzutreiben. Für KMU, Selbstständige sowie Freelancerinnen und Freelancer lohnt sich ein gut organisiertes Mahnwesen. So sichern Sie Ihre Liquidität und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Fabrice Frauenknecht
Fabrice Frauenknecht ist zertifizierter Swiss21 Digital Coach und bringt mehrere Jahre Praxiserfahrung im Finanz- und Rechnungswesen mit. Bei der GMTC Treuhand & Consulting AG begleitet er Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Zukunft. GMTC zählt zu den etablierten Treuhand- und Beratungsunternehmen und unterstützt ihre Kundschaft mit umfassenden Dienstleistungen in den Bereichen Buchhaltung, Steuern und Unternehmensberatung.