Grötzinger + Rychard AG intègre sa solution métier à Swiss21
Depuis plus de 35 ans, la société Grötzinger + Rychard AG, basée à Wynigen dans le canton de Berne, est reconnue pour la fiabilité de ses installations électrotechniques destinées à l’industrie, aux collectivités publiques et aux particuliers. Fondée en 1988, cette entreprise familiale emploie aujourd’hui 18 collaborateurs et est dirigée par Marco Rychard. Grâce à Swiss21, l’entreprise a simplifié et numérisé de nombreux processus administratifs. Un critère était particulièrement important : pouvoir conserver la solution métier existante tout en optimisant significativement les processus, de la comptabilité des salaires à la gestion des rappels.
Comptabilité des salaires et des créanciers dans Excel, beaucoup de papier au quotidien
Avant l’introduction de Swiss21, de nombreuses tâches étaient encore réalisées manuellement. Les factures fournisseurs étaient classées physiquement, payées puis archivées dans des classeurs. La comptabilité des salaires représentait également une charge importante : elle était tenue dans Excel, les certificats de salaire étaient établis manuellement et les déclarations traitées à la main. «Auparavant, les salaires étaient entièrement calculés à la main. Les risques d’erreurs étaient importants et cela représentait une charge de travail énorme en fin d’année», se souvient Sabrina Grunder, collaboratrice du service Administration, responsable de la comptabilité et des ressources humaines.
À cette époque, la collaboration avec la société fiduciaire reposait encore largement sur des documents papier. L’échange des justificatifs engendrait une charge administrative importante pour les deux parties. De plus, il était difficile d’obtenir, au fil de l’année, une vision actualisée de la situation financière de l’entreprise. Une chose était toutefois claire : la solution métier existante devait être conservée, car elle était parfaitement intégrée aux processus opérationnels de l’entreprise.
Pourquoi cette entreprise du secteur de l’électricité a choisi Swiss21
Dans le cadre de sa recherche d’une nouvelle solution, Grötzinger + Rychard AG a évalué différentes offres. Ce sont finalement la simplicité d’utilisation, la structure claire de la plateforme et son intégration avec le logiciel de gestion Abacus qui ont fait la différence. Le programme Digital Coach de Swiss21 a également joué un rôle déterminant dans la décision. La possibilité de bénéficier d’un accompagnement personnalisé et d’une assistance directe a apporté une sécurité supplémentaire tout au long du projet.
L'essentiel en bref
Entreprise
Grötzinger + Rychard AG, Wynigen BE
Secteur d’activité
Secteur de l’électricité
Collaborateurs
18
Applications
AbaNinja, AbaSalary et DeepBox
Digital Coach
Jörg Niederer-Weder, NIEDRER ALL IN 1 Service GmbH
Solution métier existante connectée à AbaNinja
Chez Grötzinger + Rychard AG, la solution métier existante est notamment utilisée pour la saisie des heures, l’établissement des offres et la facturation. Les factures clients continuent d’y être générées avant d’être importées dans AbaNinja, où elles sont comptabilisées et envoyées. Aujourd’hui, la gestion des rappels est également centralisée dans AbaNinja. Le rapprochement automatique des paiements, qui associe directement les transactions bancaires aux pièces justificatives correspondantes, améliore la visibilité sur les postes ouverts tout en générant un gain de temps considérable.
Le Digital Coach accompagne la mise en place du Business Software Swiss21
La collaboration avec Jörg Niederer-Weder, Digital Coach, a constitué un élément clé du projet. Dès le début, il a accompagné l’entreprise tant sur les aspects techniques que comptables. Cet accompagnement personnalisé a permis d’aborder la transition avec davantage de sérénité. Ensemble, les équipes ont analysé les processus existants, configuré les applications adaptées aux besoins de l’entreprise et répondu rapidement aux différentes questions qui se sont présentées.
«L'accompagnement de notre Digital Coach a été déterminant. Sans l'aide de Jörg, nous n'y serions pas parvenus. Lorsqu'on avait un problème, il suffisait d'envoyer un e-mail ou de téléphoner pour obtenir de l'aide immédiatement.»
Une comptabilité numérique pour une meilleure visibilité au quotidien
Le passage à Swiss21 apporte de nombreux avantages dans les activités quotidiennes de l’entreprise. Les processus sont plus fluides, les informations sont disponibles plus rapidement et de nombreuses tâches sont désormais réalisées sans papier. Les factures fournisseurs sont importées directement au format PDF dans AbaNinja. Dès leur importation, une grande partie des informations est automatiquement extraite du document. Une fois validés, les ordres de paiement peuvent être générés puis transmis directement à la banque.
«Avant, à la fin de chaque trimestre, on apportait des caisses pleines de justificatifs à notre société fiduciaire, puis on venait les récupérer plus tard. Aujourd’hui, tout ça, c’est fini», explique Sabrina Grunder. La gestion des salaires est aussi beaucoup plus simple aujourd’hui.
Démarrage rapide avec AbaNinja, AbaSalary et DeepBox
Les premiers échanges ont eu lieu en juillet 2025. La phase de test a commencé dès le début du mois de novembre et, depuis le 1er janvier 2026, Grötzinger + Rychard AG utilise Swiss21 dans le cadre de ses activités quotidiennes. Aujourd’hui, l’entreprise utilise notamment :
- AbaNinja pour l’imputation et l’envoi des factures clients, la gestion des rappels, la comptabilité des créanciers, les clôtures comptables et les finances
- AbaSalary pour la gestion des salaire
- DeepBox comme archive numérique de documents, notamment pour les contrats, les décomptes de salaire et les polices d’assurance
- La solution métier existante pour le reporting, la saisie des heures et la facturation
Par ailleurs, un plan comptable flexible a été mis en place. En plus de la comptabilité générale, la comptabilité immobilière et les comptabilités auxiliaires sont désormais également gérées directement dans AbaNinja.
«La gestion des salaires est devenue beaucoup plus efficace. Je peux établir les décomptes rapidement et travailler avec la certitude que les calculs sont corrects. Avant, il fallait tout vérifier plusieurs fois.»
Autre avantage appréciable : les factures et les indicateurs sont accessibles à tout moment, même en déplacement ou en télétravail. «Nous avons désormais accès à nos informations et à nos documents où que nous soyons. Cette flexibilité facilite grandement le travail à distance. Avant, il fallait emporter des classeurs.»
Plus de transparence et des processus plus efficaces grâce à Swiss21
Au-delà du gain de temps, l’entreprise apprécie particulièrement la meilleure visibilité sur ses activités et la simplification de ses processus administratifs.
- Les factures sont immédiatement accessibles
- Les indicateurs actuels sont disponibles à tout moment
- Les postes ouverts de la Comptabilité des débiteurs sont directement visibles
- La gestion des rappels et les opérations bancaires sont centralisées dans AbaNinja
- De nombreux processus sont aujourd’hui numérisés
- La collaboration avec la société fiduciaire a été simplifiée
Auparavant, la déclaration de TVA était confiée à un prestataire externe. Grâce au gain de temps réalisé et à une meilleure visibilité sur la comptabilité, Grötzinger + Rychard AG est désormais en mesure de gérer cette tâche en interne. Le Digital Coach intervient en soutien si nécessaire, tandis que la société fiduciaire assure le contrôle final.
Des coûts de mise en place réduits grâce à une forte standardisation
Le rapport qualité-prix constitue également un argument fort pour l’entreprise. «49 francs par mois pour l’abonnement Pro – avec autant de collaborateurs – on ne peut guère rêver mieux. Derrière Swiss21 se trouve par ailleurs Abacus, une entreprise renommée qui jouit d’une longue expérience.»
La rapidité et la simplicité de la mise en œuvre ont également été particulièrement appréciées. Malgré la taille de l’entreprise, les efforts de déploiement sont restés limités et les coûts externes se sont révélés très faibles. Grötzinger + Rychard AG a ainsi pu poursuivre sa transformation numérique étape par étape, sans devoir remettre en question l’ensemble de ses processus existants.