Grötzinger + Rychard kombiniert Branchenlösung mit Swiss21
Die Grötzinger + Rychard AG aus Wynigen im Kanton Bern steht seit über 35 Jahren für zuverlässige elektrotechnische Installationen für Industrie, öffentliche Auftraggeber und Privatkunden. Das Familienunternehmen mit aktuell 18 Mitarbeitenden wurde 1988 gegründet und wird heute von Marco Rychard geführt. Mit Swiss21 hat das Unternehmen viele administrative Prozesse vereinfacht und digitalisiert. Besonders wichtig war dabei, dass die bestehende Branchenlösung weiterhin genutzt werden kann und trotzdem vieles einfacher wird: von der Lohnbuchhaltung bis zum Mahnwesen.
Lohn- und Kreditorenbuchhaltung in Excel, viel Papier im Alltag
Vor der Einführung von Swiss21 lief vieles noch manuell. Eingehende Rechnungen wurden physisch kontiert, bezahlt und in Ordnern abgelegt. Besonders die Lohnbuchhaltung bedeutete viel Aufwand. Die Lohnbuchhaltung wurden in Excel geführt, Lohnausweise manuell erstellt und Meldungen von Hand verarbeitet. «Die Löhne wurden vorher komplett von Hand gemacht. Das war sehr fehleranfällig und bedeutete Ende Jahr enorm viel Aufwand», erinnert sich Sabrina Grunder, Sachbearbeiterin Administration und verantwortlich für Buchhaltung sowie Personalwesen.
Auch die Zusammenarbeit mit dem Treuhandunternehmen lief damals noch grösstenteils über physische Unterlagen. Der Austausch der Belege war für beide Seiten mit viel administrativem Aufwand verbunden. Zudem fehlte während des Jahres oft eine aktuelle Übersicht über die Geschäftszahlen. Gleichzeitig war klar: Die bestehende Branchenlösung sollte weiterhin im Einsatz bleiben, da sie fest im Arbeitsalltag verankert ist.
Warum sich das Elektro-Unternehmen für Swiss21 entschieden hat
Auf der Suche nach einer neuen Lösung prüfte die Grötzinger + Rychard AG verschiedene Anbieter. Überzeugt haben am Ende vor allem die einfache Bedienung, die klare Struktur und die Verbindung zur etablierten Business Software Abacus. Ein weiterer Grund für die Entscheidung war das Digital Coach Programm von Swiss21. Die Möglichkeit einer persönlichen Beratung und direkten Unterstützung gab dem Unternehmen zusätzliche Sicherheit.
Kurz & knapp
Unternehmen
Grötzinger + Rychard AG, Wynigen BE
Branche
Elektrobranche
Mitarbeitende
18
Applikationen
AbaNinja, AbaSalary und DeepBox
Digital Coach
Jörg Niederer-Weder, NIEDRER ALL IN 1 Service GmbH
Bestehende Branchenlösung mit Buchhaltungsprogramm AbaNinja kombiniert
Die bestehende Branchenlösung wird bei Grötzinger + Rychard AG unter anderem für Zeiterfassung, Offertenerstellung und Fakturierung genutzt. Kundenrechnungen werden weiterhin mit der Branchenlösung erstellt und anschliessend direkt in AbaNinja importiert, verbucht und versendet. Auch das Mahnwesen läuft heute zentral über AbaNinja. Besonders der automatische Zahlungsabgleich, welcher die Transaktionen der Bank direkt mit den Belegen zusammenführt, erhöht die Übersichtlichkeit (Offene Posten) und führt zu einer hohen Zeitersparnis.
Digital Coach unterstützt Einführung der Business Software Swiss21
Ein wichtiger Teil des Projekts war die Zusammenarbeit mit Digital Coach Jörg Niederer-Weder. Er begleitete die Einführung von Anfang an und unterstützte sowohl bei technischen Fragen als auch bei der Buchhaltung. Die persönliche Begleitung gab dem Unternehmen zusätzliche Sicherheit bei der Umstellung. Gemeinsam wurden Prozesse analysiert, die passenden Anwendungen eingerichtet und Fragen direkt geklärt.
«Unser Digital Coach war die perfekte Unterstützung. Ohne Jörgs Hilfe hätten wir das nicht geschafft. Wenn wir ein Problem hatten, genügte ein Mail oder ein Telefon und wir erhielten direkt Hilfe.»
Digitale Buchhaltung sorgt für mehr Übersicht im Alltag
Die Umstellung auf Swiss21 bringt dem Unternehmen im Alltag viele Vorteile. Prozesse sind übersichtlicher, Informationen schneller verfügbar und vieles läuft ohne Papier. Lieferantenbelege (Kreditoren) werden direkt als PDF in AbaNinja importiert. Bereits beim Import wird ein Grossteil der Informationen direkt aus dem Beleg ausgelesen. Nach der Freigabe können direkt Zahlungsaufträge generiert und anschliessend der Bank zur Verfügung gestellt werden.
«Früher haben wir Ende Quartal jeweils Kisten voller Belege zu unserem Treuhandunternehmen gebracht und später wieder abgeholt. Das fällt heute komplett weg», erklärt Sabrina Grunder. Auch die Lohnbuchhaltung läuft heute deutlich einfacher.
Schnell gestartet mit AbaNinja, AbaSalary und DeepBox
Die ersten Gespräche fanden im Juli 2025 statt. Bereits Anfang November startete die Testphase. Seit dem 1. Januar 2026 arbeitet die Grötzinger + Rychard AG produktiv mit Swiss21. Heute nutzt das Unternehmen unter anderem:
- AbaNinja für Verbuchung und Versand von Kundenrechnungen, Mahnwesen, Kreditorenbuchhaltung, Abschlüsse, Finanzen
- AbaSalary für die Lohnbuchhaltung
- DeepBox als digitales Dokumentenarchiv für bspw. Verträge, Lohnabrechnungen und Policen
- die bestehende Branchenlösung für Rapportierung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung
Zusätzlich wurde ein flexibler Kontenplan eingeführt. Neben der Hauptbuchhaltung werden heute auch Liegenschaftsbuchhaltungen und Nebenbuchhaltungen direkt über AbaNinja geführt.
«Jetzt kann ich die Löhne eingeben, abrechnen und weiss, dass alles korrekt gerechnet wird. Früher musste man alles mehrfach kontrollieren.»
Besonders praktisch: Rechnungen und Kennzahlen sind jederzeit verfügbar, auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice. «Heute können wir auch von zu Hause aus auf alles zugreifen. Früher mussten Ordner mitgenommen werden.
Mehr Transparenz und effizientere Prozesse mit Swiss21
Neben der Zeitersparnis schätzt das Unternehmen vor allem die bessere Übersicht und die einfacheren Abläufe.
- Rechnungen sind sofort auffindbar
- aktuelle Kennzahlen sind jederzeit verfügbar
- offene Debitoren sind direkt sichtbar
- Mahnwesen und Banking laufen zentral über AbaNinja
- viele Prozesse funktionieren heute digital
- die Zusammenarbeit mit dem Treuhandunternehmen ist einfacher geworden
Früher wurde die MWST-Abrechnung extern gegeben. Dank der Zeitersparnis und übersichtlichen Buchhaltung, kann Grötzinger + Rychard diese nun selbst erstellen. Der Digital Coach unterstützt bei Bedarf und die Schlusskontrolle erfolgt durch das Treuhandunternehmen.
Tiefe Implementierungskosten dank hoher Standardisierung
Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt das Unternehmen. «49 Franken im Monat für das Pro-Abo – bei so vielen Mitarbeitenden – besser kann es fast nicht sein. Hinter Swiss21 steht mit Abacus zudem eine renommierte Firma mit langjähriger Erfahrung.»
Besonders geschätzt wurde auch, dass die Einführung schnell und unkompliziert verlief. Trotz der Anzahl Mitarbeitenden blieb der Implementierungsaufwand überschaubar und auch die externen Kosten fielen äusserst gering aus. Die Grötzinger + Rychard AG konnte Schritt für Schritt digitalisieren, ohne bestehende Prozesse komplett neu aufbauen zu müssen.