Buchungssätze einfach erklärt
Die Buchhaltung ist ein Prozess und ein Verfahren zur Aufzeichnung und Zusammenfassung von Transaktionen zum Zweck der Bereitstellung von Buchhaltungsdaten. Sie liefert Unternehmen wichtige Informationen darüber, welche Produkte verkauft werden, wie gut ein Unternehmen finanziell dasteht und wofür es sein Geld ausgibt.
Wie stelle ich einen Buchungssatz auf
Ein Buchungssatz ist eine Grundeinheit eines Kontos. Er stellt den Gesamtwert des Kontos zu einem bestimmten Zeitpunkt dar. Man kann ihn sich wie eine Momentaufnahme oder ein Bild vorstellen, das zeigt, was mit dem Gesamtwert zu diesem Zeitpunkt geschehen ist
Buchungssätze können nach den Grundsätzen der so genannten doppelten Buchführung erstellt werden. Das bedeutet, dass jeder Datensatz immer zwei Seiten enthält: Soll und Haben. Zuerst kommen die Belastungen (Soll), dann die Gutschriften für alle an der Transaktion beteiligten Konten (Haben).
Die wichtigste Regel lautet: Soll an Haben!
Soll und Haben Buchungssatz
In der Welt der Buchhaltung sind Soll und Haben nicht nur Worte, die beschreiben, was man tun sollte oder getan hat. Vielmehr beziehen sie sich auf zwei verschiedene Seiten eines Kontos
Soll und Haben bilden die Grundlage für alle Finanztransaktionen in einem Unternehmen. Das System der doppelten Buchführung besteht aus Soll und Haben, die einzelne Buchungssätze bilden. Jede Transaktion hat mindestens ein Soll- und ein Habenkonto, um sie auszugleichen. Theoretisch wird die Bilanz eines Unternehmens immer Null sein, da beide Seiten übereinstimmen müssen.
Wie ist ein Buchungssatz aufgebaut
Für jede Transaktion müssen Sie mindestens zwei Konten angeben: eines im Soll und eines im Haben. In diesem Beispiel kaufen wir unseren Bürostuhl für 200.- auf dem Ausrüstungskonto, während wir den gleichen Betrag vom Bankkonto abheben. Dadurch entsteht ein Ungleichgewicht zwischen diesen beiden Seiten, das durch entsprechende Buchungen korrigiert werden muss, damit sich beide Seiten ausgleichen, bevor wir mit den Untersuchungen oder Unternehmungen fortfahren, bei denen es in erster Linie um finanziellen Gewinn gehen kann.
Die vier Fragen, die Sie sich immer stellen sollten, wenn Sie einen Geschäftsvorfall buchen, lauten wie folgt
- Welche Konten sind betroffen?
- Welche Arten von Aktiven/Passiven sind an dieser Situation beteiligt (eine Zunahme oder Abnahme)?
- Zunahme oder Abnahme der besagten Konten?
- Auf welcher Seite des Kontos wird abgebucht (Soll oder Haben?)
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Haben und Soll
Die Buchhaltung mit Soll und Haben zeichnet die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in Buchungssätzen auf. Es gibt zwei Buchungskonten, auf diesen wird der Geschäftsvorfall abgebildet. Jeder einzelne Buchungssatz ist in Soll und Haben aufgebaut, die sich in den Buchungssätzen gegenüberstehen.
Aufwendungen werden im Soll auf ein passives Konto gebucht. Eine Sollbuchung auf einem Bestandskonto hingegen erfasst einen Zahlungseingang auf einem Aktivkonto.
Aktiv und Passivkonten
Aktivkonten erfassen das Geld und das Eigentum eines Unternehmens, während Passivkonten die Schulden und Verpflichtungen des Unternehmens erfassen. Durch die Verfolgung dieser Konten können Buchhalter dem Unternehmen wichtige Informationen liefern. Die Vermögensrechnung misst die Finanzlage eines Unternehmens, indem sie den Wert seiner Aktiven erfasst. Zu diesen Vermögenswerten können Bargeld, Immobilien, Ausrüstungen und andere Gegenstände gehören, die entweder zum Geldverdienen oder zur Unterstützung des Geldverdienens verwendet werden können.
Passivkonten messen die Schulden und Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Schuldner sind Personen, die einem Unternehmen Geld schulden, während Gläubiger Personen sind, die dem Unternehmen Geld zur Verfügung gestellt hat, meistens auf Kredit. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind ein Passivkonto. Auf diesem Konto werden alle Gläubiger eines Unternehmens aufgeführt, denen das Unternehmen derzeit Geld schuldet.
Erträge und Aufwendungen
Erträge und Aufwendungen sind zwei Begriffe aus der Buchhaltung, die oft verwirren. Die Erträge eines Unternehmens werden in der Bilanz auf der Habenseite verbucht, während die Aufwendungen auf der Sollseite stehen. Einnahmen sind das Geld, das einem Unternehmen aus dem Verkauf seiner Produkte oder Dienstleistungen zufließt. Aufwendungen sind Kosten, die für den Betrieb eines Unternehmens anfallen, z. B. für den Kauf von Lagerbeständen, die Zahlung von Gehältern, etc.
Einfaches Beispiel
Mark verkauft Kugelschreiber in seinem Onlineshop.
Sarah hat 20 Kugelschreiber für insgesamt 19.- von Marks Onlineshop gekauft.
Mark hat nun eine Forderung an Lisa (die 19.-).
Buchungssatz lautet: Forderung an Umsatzerlöse 19.-.
Das Konto für die Umsatzerlöse ist ein Ertragskonto. Die Forderung steht auf der Haben-Seite. Das Aktivkonto, welches sich mehrt, beinhaltet die Forderungen. Somit wird die Transaktion dort auf der Soll-Seite vermerkt.
Automatisierte Buchhaltung
Die automatisierte Buchhaltung kann Standardprozesse selbstständig abwickeln. Dennoch ist menschliche Unterstützung nötig, wenn ein bisher unbekannter Geschäftsvorfall gebucht werden muss, der noch nicht einprogrammiert wurde. Es kann auch vorkommen, dass aus irgendeinem Grund den Beleg, den ein automatisiertes Programm vorlegt, nicht lesen kann. Automatisierte Programme sind auf diesen Wunsch hin konzipiert – sie sollen selbst lernen und alles, was mit Finanzen zu tun hat, selbständig und ohne personelle Unterstützung erledigen!
Dies würde für die Unternehmen enorme Ersparnisse bedeuten. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen Kosten und Fehlerquoten senken kann, indem es einige Automatisierungswerkzeuge in seine Arbeitsabläufe einführt.
Fabian ist Experte für digitales Marketing und Personalmanagement. Er hat seinen Master an der Universität Bern im Bereich Business Administration gemacht.
Er ist für das operative Marketing bei Swiss21 verantwortlich und betreut die verschiedenen sozialen Netzwerke und die Community. Zudem trägt er zur Entwicklung der Marke bei.
Fabian ist Experte für digitales Marketing und Personalmanagement. Er hat seinen Master an der Universität Bern im Bereich Business Administration gemacht.
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