Ein Buchungssatz folgt einem klaren Schema, damit jeder Geschäftsvorfall eindeutig und nachvollziehbar erfasst wird. Damit eine Buchung korrekt dargestellt werden kann, müssen immer zwei Konten beteiligt sein: Eines wird im «Soll» angesprochen, das andere im «Haben». Entscheidend ist dabei, dass die Veränderung, die ein Vorgang in den Konten auslöst, richtig zugeordnet wird. Zuerst wird bestimmt, welche Konten betroffen sind und ob sie zu- oder abnehmen. Daraus ergibt sich automatisch, auf welcher Seite – Soll oder Haben – die Buchung erfolgt. Das Grundprinzip lautet immer: Soll an Haben.

Aktiv- und Passivkonten

Um Buchungssätze richtig zu bilden, ist es wichtig zu verstehen, wie die verschiedenen Kontoarten funktionieren. Aktivkonten zeigen, was ein Unternehmen besitzt – also Vermögenswerte wie Bargeld, Bankguthaben, Möbel, Maschinen oder andere Gegenstände.

→ Zunahme = Soll, Abnahme = Haben (z. B. mehr Geld auf der Bank = Soll; weniger Bankguthaben = Haben)

Passivkonten hingegen zeigen die Verpflichtungen des Unternehmens, beispielsweise Kredite oder offene Rechnungen gegenüber Lieferanten.

→ Zunahme = Haben, Abnahme = Soll (z. B. offene Lieferantenrechnungen = Haben; Schulden werden bezahlt = Soll)

Gemeinsam bilden Aktiv- und Passivkonten die Grundlage der Bilanz: Sie zeigt auf einen Blick, welche Mittel dem Unternehmen zur Verfügung stehen und aus welchen Quellen diese stammen – also ob das Vermögen durch eigenes Kapital oder durch Schulden finanziert wurde.

Erfolgskonten

Neben den Bestandskonten gibt es Erfolgskonten, welche die Entwicklung des Unternehmens abbilden. Erträge entstehen, wenn das Unternehmen Einnahmen erzielt (z. B. durch Verkäufe oder Dienstleistungen) und werden typischerweise im Haben erfasst.

→ Zunahme = Haben, Abnahme = Soll (z. B. Einnahmen = Haben, Rabatt oder Gutschrift an Kund:innen = Soll)

Aufwände sind Kosten, die im Betrieb anfallen (z. B. Miete, Löhne, Material) und werden im Soll gebucht.

→ Zunahme = Soll, Abnahme = Haben (z. B. Ausgaben für Versicherungen, Löhne = Soll; Rabatt, Rücksendung = Haben)

So lässt sich in der Erfolgsrechnung jederzeit erkennen, ob ein Unternehmen Gewinn oder Verlust erzielt. Moderne Buchhaltungssoftware unterstützt diesen Prozess, indem sie passende Konten vorschlägt oder Buchungen vorbereitet – die grundlegende Logik von Soll und Haben bleibt jedoch unverändert. Folgende Fragen helfen Ihnen bei jeder Buchung:

1. Welche Konten sind betroffen?
2. Welches Konto nimmt zu, welches Konto nimmt ab?
3. Welches Konto wird auf welcher Seite bebucht?

Beispiel: Kauf eines Bürostuhls für CHF 200.–, bezahlt über die Bank.

1. Betroffene Konten: Mobiliar und Bank
2. Mobiliar nimmt zu, Bank nimmt ab
3. Mobiliar im Soll, Bank im Haben