Moderne Stempeluhr statt Papierlisten: Mijajlovic digitalisiert die Zeiterfassung
Seit über 30 Jahren steht das Familienunternehmen Mijajlovic aus Horn TG für hochwertige Unterlagsböden und ehrliches Handwerk. Was als Kleinstunternehmen begann, entwickelte sich Schritt für Schritt zu einem etablierten Unternehmen mit rund 20 Mitarbeitenden und Projekten vom Privathaus bis zum Industriekomplex. Mit der digitalen Zeiterfassung von Swiss21 und der Stempeluhr AbaClock ersetzt die Firma heute ihre papierbasierten Prozesse durch eine einfache und praxisnahe Lösung: persönlich betreut und perfekt abgestimmt auf den Baustellenalltag.
Vom Zwei-Mann-Unternehmen zum KMU
1993 wurde die Firma Mijajlovic von Vater Tihomir und Sohn Novica gegründet. Das Unternehmen mit Sitz in Horn TG ist spezialisiert auf hochwertige Bodenbeläge für Neubauten, Renovierungen aber auch spezielle Industrieanforderungen. Zu ihren Referenzobjekten zählen heute nicht nur Privathäuser, sondern auch grosse Überbauungen, öffentliche Gebäude und Industriebauten. Heute beschäftigen Novica und sein Bruder Nenad rund 20 Mitarbeitende. Vater Tihomir ist mittlerweile pensioniert. «Es war eine anstrengende Zeit und wir arbeiteten extrem viel. Wir hatten sehr gute Jahre, aber auch einige Herausforderungen. Mittlerweile haben wir das Vertrauen von Auftraggebern und Architekturbüros gewonnen. Wir sind unseren Werten dabei immer treu geblieben: Wir wollen eine gute Qualität liefern und mit unseren Partnern unkompliziert und ehrlich zusammenarbeiten.», so Gründer und Geschäftsführer Novica Mijajlovic. Diese Werte prägen den Familienbetrieb bis heute.
Kurz & knapp
Hohe Arbeitsbelastung und papierbasierte Prozesse
In stressigen Phasen mit vollen Auftragsbüchern war die Arbeitslast hoch – die vielen Mails, Anrufe und der Bürokram wurden immer mehr zur Belastung. Seit 2020 unterstützt sie Schwager Dragan im Büro und übernimmt viele Aufgaben in der Administration und Koordination. Die Zeiterfassung lief bis anhin noch auf Papierbasis, die Mitarbeitenden notierten am Morgen und Abend ihre Arbeitszeit im Magazin. Dies war fehleranfällig, unübersichtlich und wird mittlerweile auch von den Behörden nicht mehr akzeptiert. Deshalb suchte das Unternehmen nach einer einfachen digitalen Lösung für die Zeiterfassung.
«Früher haben wir die Zeiterfassung auf Papier gemacht. Jemand hat zwei Wochen lang vergessen die Arbeitszeiten aufzuschreiben.»
Nenad Mijajlovic, Geschäftsführer
Einfache Zeiterfassung mit persönlichem Ansprechpartner
Für die Brüder war schnell klar: Sie wollten keine anonyme Online-Lösung, sondern einen Software-Lieferanten mit Ansprechpartner, der erreichbar ist und ihre Branche versteht. Über eine persönliche Empfehlung eines Bekannten wurde das Unternehmen auf Swiss21 aufmerksam. Mit der digitalen Stempeluhr AbaClock fanden sie eine Lösung, die ihre papierbasierte Zeiterfassung einfach und unkompliziert ersetzt. Gerade im Baustellenalltag braucht es einfache Prozesse, die schnell funktionieren und ohne grossen Aufwand genutzt werden können. Schon zwei Wochen nach der Anfrage war die AbaClock in Verbindung mit der Applikation AbaNinja im Einsatz.
«Die Möglichkeit zur persönlichen Beratung war für uns sehr wichtig. Wir wollten ein System, bei dem wir einen persönlichen Kontakt haben und jederzeit anrufen können.»
Nenad Mijajlovic, Geschäftsführer
Sie wünschen eine persönliche Beratung?
Das Prinzip der AbaClock ist einfach: Jeder Mitarbeitende erhält einen Badge und kann damit am iPad-Terminal der AbaClock ein- und ausstempeln. Am Abend sehen die Mitarbeitenden direkt, wie viele Stunden sie gearbeitet haben. Im Büro behält Dragan Radujkovic jederzeit die Übersicht über die erfassten Arbeitszeiten und sieht fehlende «Stempelungen» sofort. Auch Ferien, Krankheit, Unfall und Militär- oder Zivilschutzabwesenheiten lassen sich unkompliziert erfassen. Dadurch sind die Arbeitszeiten und Abwesenheiten für Mitarbeitende und Administration jederzeit transparent und nachvollziehbar.
Digitale Zeiterfassung mit moderner Stempeluhr sorgen für mehr Übersicht
Mit der Einführung der digitalen Zeiterfassung hat sich für die Firma vor allem der administrative Aufwand deutlich reduziert. Heute haben sie jederzeit eine Übersicht über Arbeitszeiten, Absenzen und Überstunden. Gleichzeitig profitieren auch die Mitarbeitenden von mehr Transparenz, da ihre Zeiten sauber nachvollziehbar sind. Besonders im Büroalltag sorgt das System für mehr Struktur, Zeitersparnis und eine einfachere Vorbereitung auf gesetzliche Kontrollen. So bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben.
«Jetzt sehen wir sofort, wer gearbeitet hat, wer Ferien hat oder wer im Plus oder Minus ist. So haben wir mehr Zeit für andere Arbeiten.»
Dragan Radujkovic, Backoffice
Weitere Digitalisierungsschritte mit Swiss21 geplant
Aktuell nutzen das Unternehmen Swiss21 hauptsächlich für die Zeiterfassung. Als nächsten Schritt möchten sie die Rechnungsstellung digitalisieren. Offerten und Rechnungen werden heute noch mit Word erstellt, das Unternehmen sieht aber Potenzial, diesen Prozess ebenfalls mit Swiss21 abzuwickeln. Zudem können sie sich vorstellen, später auch die mobile Zeiterfassung via AbaClik über das Handy einzuführen, damit Mitarbeitende direkt unterwegs oder auf der Baustelle einstempeln können. Wichtig ist ihnen dabei, die Digitalisierung schrittweise einzuführen, damit sich alle Mitarbeitenden gut daran gewöhnen können. Für Mijajlovic ist klar: Digitalisierung soll den Arbeitsalltag vereinfachen, nicht komplizierter machen.
«Am Anfang war es schon eine Umstellung, aber mittlerweile sind alle zufrieden. Wir möchten unsere Mitarbeitenden Schritt für Schritt daran gewöhnen. Zu einem späteren Zeitpunkt prüfen wir, ob wir zusätzlich noch die App AbaClik einführen.»
Novica Mijajlovic, Geschäftsführer
Tihomir Mijajlovic mit seinen Söhnen Nenad und Novica