Comment payer plus facilement avec la facture QR ?

Comment effectuer des paiements via la QR-facture ? Que signifie-t-elle en tant qu’émetteur ? Faisons une mise au point sur ce nouveau bulletin de versement ainsi que son mode de fonctionnement.

La facture QR en bref

La QR-facture est une modernisation du trafic des paiements suisse. En d’autres termes, il s’agit du remplaçant des bulletins de versement rouges et orange depuis le 1 octobre 2022. Ces bulletins représentaient à la fois le bulletin de versement composé d’une facture avec une section paiement et un récépissé intégré au formulaire d’un côté, et une facture avec une section paiement et un récépissé joint d’un autre côté.

Au niveau de la section paiement de la facture QR, les informations nécessaires au paiement sont codées dans le Swiss Code QR et à la fois lisibles à l’œil nu. Le récépissé de la facture QR indique les informations de la section paiement, et devra être à gauche de cette section. Cette condition est valable quand ce récépissé est intégré à une facture ou joint à la section paiement.

Emettre une Facture QR

Pour émettre une facture QR, quelques étapes sont à suivre. En tant que créancier, vous avez la possibilité d’émettre vos factures avec le Swiss QR Code à partir du logiciel 21.AbaNinja grâce au QR generator intégré. Avant de paramétrer le logiciel, vous devez avant tout avoir un IBAN Suisse standard. Une fois que vous avez votre IBAN, il vous suffit d’ajouter un nouveau compte bancaire, en vous rendant sur les « Finances », puis « Banking », et enfin en cliquant sur le bouton ajouter un nouveau compte bancaire. Vous activez le bouton « bulletin de versement » et vous remplissez le champ « IBAN QR ».

À cette étape, vous avez en principe fini la configuration de votre logiciel. Vous allez maintenant pouvoir créer une nouvelle facture et ainsi faire une vérification si votre code QR apparaît bien. En mode brouillon, votre code QR va alors s’afficher en mode démonstratif. Le QR Code définitif sera par la suite délivré automatiquement pendant la finalisation du document.

Dans le cas où le Swiss QR Code n’apparaît pas dans votre facture, veuillez vérifier quelques informations comme :

• Vos informations de paiement
• La devise utilisée dans la facture est bien en CHF
• Votre IBAN commence bien par CH
• L’adresse de l’entreprise est bien en Suisse
• La facture n’est pas un avoir

Le BVR devient la facture QR

Le BVR (orange ou rouge) devient la facture QR avec QR-IBAN et référence QR. Dans le cas où nous n’auriez pas d’identifiant BVR, ou que vous n’auriez pas reçu votre nouveau QR-IBAN, il est possible de faire la demande auprès de votre banque. Pendant la saisie des paiements avec QR-IBAN, la saisie de la référence QR correspondant à la référence BVR est obligatoire. Celle-ci permet de réconcilier les données automatisées dans votre logiciel 21.AbaNinja.

Quels sont les avantages ?

Les QR-factures disposent de plusieurs avantages que ce soit du côté des payeurs ou des bénéficiaires.

Les avantages pour les payeurs

L’avantage principal de la facture QR chez les payeurs est la facilité pour effectuer le paiement. La voie électronique est plus rapide. D’ailleurs, il y a les lecteurs comme PayEye ou encore les smartphones qui servent pour la saisie rapide des informations de paiement. Aussi, pour émettre des factures, il suffit de les transmettre au système de paiement. Ces manipulations sont faites en quelques clics. De plus, la facture électronique évite les erreurs de saisie. Par ailleurs, les factures QR offrent également une automatisation du processus créanciers. Aussi, ma perforation et le récépissé permettent d’effectuer le paiement au guichet de la Poste ou par voie postale, comme à l’accoutumée.

Dorénavant, il n’y aura plus que l’IBAN ou le QR-IBAN pour le format de numéro de compte. Les numéros de compte propriétaires, les numéros de participant BVR et les numéros de compte chèque postal n’existeront plus.

Les avantages pour les bénéficiaires

Le support informatique permet l’ajout de quelques informations supplémentaires, pouvant être utiles aux payeurs de la facture. Avec la facturation électronique, tout est plus simple. La nouvelle facture peut être créée directement dans le système de facturation. Grâce au libre choix du format papier, il y a une forte réduction des coûts d’impression et des formulaires. Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires et des numéros de référence, qui peuvent être utilisés conjointement.

La référence BVR actuelle peut être migrée à l’identique dans la référence QR. Il est par ailleurs possible d’utiliser une autre référence comme la Creditor Reference (ISO 11649) internationale. À la réception des factures, notamment du paiement, vous recevez toutes les informations relatives au payeur. C’est ce qui réduit et simplifie les éventuelles demandes et recherches complémentaires. Par ailleurs, les entrées de paiement peuvent être automatisées.

Suis-je obligé d’envoyer mes factures au nouveau format ?

Effectivement, le passage au format électronique de facture QR est obligatoire. Les BV et BVR ne pourront plus être encaissés dès le 1er octobre 2022. Pour que la transition se déroule à merveille, il est vivement recommandé de planifier votre migration au plus vite pour éviter l’envoi de BV et BVR à une date proche du terme. Notez également que la facture QR est très simple à produire. De cette manière, vous simplifiez votre processus de facturation en passant à ce nouveau format.

La facture QR pour les entreprises

Petites et moyennes entreprises sont également concernées par cette mise à jour. Pour les grandes entreprises, ce changement n’a certainement pas eu un impact significatif. En tout cas, pour les entreprises privées qui étaient habituées à l’insertion d’une référence SCOR dans leur facturation, il est possible dorénavant possible d’utiliser la QR-facture avec IBAN et référence SCOR.

Entreprises de taille intermédiaire, vous serez maintenant autonome pour générer vos QR-factures et pour les imprimer. Vous n’avez plus de bon de commande pour avoir des bulletins de versement préimprimés. Vous pouvez oublier le support-papier.

Puis-je utiliser la facture QR pour des paiements à l’étranger ?

Avec cette mise à jour, il est également nécessaire de faire le point sur les moyens de paiement à l’étranger. En fait, pour les paiements de la Suisse vers l’étranger, le paiement avec la facture QR est impossible. La QR-facture n’autorise que l’utilisation d’IBAN de Suisse et du Liechtenstein. Si l’émetteur de factures dispose d’un siège à l’étranger, il doit proposer une relation bancaire en Suisse ou au Liechtenstein.