Wie kann ich Zahlungen über die QR-Rechnung tätigen? Was bedeutet sie für Sie als Sender? Wie kann ich eine QR-Rechnung erstellen? Wir werfen einen Blick auf diesen neuen Einzahlungsschein und wie er funktioniert.
Die QR-Rechnung in Kürze
Die QR-Rechnung ist eine Modernisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs. Mit anderen Worten: Er ist seit dem 30. Juni 2020 der Ersatz für die roten und orangefarbenen Einzahlungsscheine. Diese Zettel stellten sowohl den aus einer Rechnung mit einem Zahlungsabschnitt und einer in das Formular integrierten Quittung bestehenden Einzahlungsschein auf der einen Seite als auch eine Rechnung mit einem Zahlungsabschnitt und einer beigefügten Quittung auf der anderen Seite dar.
Im Zahlungsabschnitt der QR-Rechnung sind die für die Zahlung notwendigen Informationen im Swiss QR Code codiert und gleichzeitig mit dem bloßen Auge lesbar. Die Empfangsbestätigung der QR-Rechnung gibt die Informationen aus dem Zahlungsabschnitt an und muss links von diesem Abschnitt stehen. Diese Bedingung gilt, wenn diese Empfangsbestätigung in eine Rechnung integriert oder dem Zahlungsabschnitt beigefügt wird.
Eine QR-Rechnung ausstellen
Um eine QR-Rechnung auszustellen, müssen einige Schritte befolgt werden. Als Gläubiger haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungen mit dem Swiss QR Code aus der Software 21.AbaNinja auf recht einfache Weise auszustellen. Bevor Sie die Software einrichten, benötigen Sie zunächst eine standardisierte Schweizer IBAN. Sobald Sie Ihre IBAN haben, müssen Sie nur noch ein neues Bankkonto hinzufügen. Gehen Sie dazu auf „Finanzen“, dann auf „Banking“ und klicken Sie schliesslich auf die Schaltfläche Neues Bankkonto hinzufügen. Sie aktivieren die Schaltfläche „Einzahlungsschein“ und füllen das Feld „IBAN QR“ aus.
Bei diesem Schritt haben Sie im Prinzip die Konfiguration Ihrer Software abgeschlossen. Sie können nun eine neue Rechnung erstellen und so eine Überprüfung vornehmen, ob Ihr QR-Code tatsächlich erscheint. Im Entwurfsmodus wird Ihr QR-Code dann im Demonstrationsmodus angezeigt. Der endgültige QR-Code wird dann automatisch während der Fertigstellung des Dokuments ausgestellt.
Falls der Swiss QR-Code nicht auf Ihrer Rechnung erscheint, überprüfen Sie bitte einige Informationen wie:
- Ihre Zahlungsinformationen
- Die in der Rechnung verwendete Währung ist tatsächlich CHF.
- Ihre IBAN beginnt richtig mit CH
- Die Firmenadresse ist tatsächlich in der Schweiz.
- Die Rechnung ist keine Gutschrift
Aus dem ESR wird die QR-Rechnung
Der ESR (orange oder rot) wird zur QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz. Für den Fall, dass wir keine ESR-ID haben oder Sie Ihre neue QR-IBAN nicht erhalten haben, kann diese bei Ihrer Bank beantragt werden. Während der Erfassung von Zahlungen mit QR-IBAN ist die Eingabe der QR-Referenz, die der ESR-Referenz entspricht, obligatorisch. Diese dient dem Abgleich der automatisierten Daten in Ihrer 21.AbaNinja-Software.
Mit Swiss21 gehören administrative Aufgaben der Vergangenheit an
Angebote, Rechnungen, Spesenabrechnungen und Zahlungen mit wenigen Klicks erledigen.
Was sind die Vorteile?
QR-Rechnungen verfügen über mehrere Vorteile, sowohl auf der Seite der Zahler als auch auf der Seite der Empfänger.
Vorteile für die Zahler
Der Hauptvorteil der QR Rechnung bei den Zahlern ist die Einfachheit, mit der die Zahlung durchgeführt werden kann. Der elektronische Weg ist schneller. Übrigens gibt es Lesegeräte wie PayEye oder auch Smartphones, die zur schnellen Eingabe von Zahlungsinformationen dienen. Um Rechnungen auszustellen, müssen sie nur an das Zahlungssystem übermittelt werden. Diese Manipulationen sind mit wenigen Klicks erledigt. Außerdem vermeidet die elektronische Rechnung Eingabefehler. Darüber hinaus bieten QR-Rechnungen auch eine Automatisierung des Kreditorenprozesses. Auch meine Perforation und die Quittung ermöglichen es, die Zahlung wie üblich am Postschalter oder auf dem Postweg zu tätigen.
Von nun an wird es nur noch IBAN oder QR-IBAN als Format für die Kontonummer geben. Kontonummern von Eigentümern, ESR-Teilnehmernummern und Postscheck-Kontonummern wird es nicht mehr geben.
Vorteile für die Begünstigten
Die Computerunterstützung ermöglicht das Hinzufügen einiger zusätzlicher Informationen, die für die Zahler der Rechnung nützlich sein können. Mit der elektronischen Rechnungsstellung ist alles einfacher. Die neue Rechnung kann direkt im Rechnungssystem erstellt werden. Durch die freie Wahl des Papierformats kommt es zu einer starken Reduzierung der Druck- und Formularkosten. Darüber hinaus ist die elektronische Rechnungsstellung in CHF und EUR möglich. Sie können zusätzliche Informationen und Referenznummern hinzufügen, die gemeinsam verwendet werden können.
Die aktuelle ESR-Referenz kann identisch in die QR-Referenz migriert werden. Darüber hinaus ist es möglich, eine andere Referenz wie die internationale Creditor Reference (ISO 11649) zu verwenden. Bei Erhalt der Rechnungen, insbesondere der Zahlung, erhalten Sie alle Informationen über den Zahler. Das ist es, was mögliche Nachfragen und Nachforschungen reduziert und vereinfacht. Darüber hinaus können Zahlungseingänge automatisiert werden.
Bin ich verpflichtet, meine Rechnungen im neuen Format zu versenden?
Tatsächlich ist die Umstellung auf das elektronische Format der QR-Rechnung obligatorisch. BVs und ESRs können ab dem 1. Oktober 2022 nicht mehr eingelöst werden. Damit der Übergang reibungslos verläuft, wird dringend empfohlen, Ihre Migration so schnell wie möglich zu planen, um zu verhindern, dass ES und ESR kurz vor dem Termin verschickt werden. Beachten Sie auch, dass die QR-Rechnung sehr einfach zu erstellen ist. Auf diese Weise vereinfachen Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess, indem Sie auf das neue Format umstellen.
Die QR-Rechnung für Unternehmen
Kleine und mittlere Unternehmen sind ebenfalls von dieser Aktualisierung betroffen. Für große Unternehmen hatte diese Änderung sicherlich keine nennenswerten Auswirkungen. Auf jeden Fall ist es für Privatunternehmen, die an die Einfügung einer SCOR-Referenz in ihre Rechnungen gewöhnt waren, von nun an möglich, die QR-Rechnung mit IBAN und SCOR-Referenz zu verwenden.
Mittelständische Unternehmen, Sie werden nun selbstständig Ihre QR-Rechnungen erstellen und ausdrucken können. Sie haben kein Bestellformular mehr, um vorgedruckte Einzahlungsscheine zu erhalten. Den Papierhalter können Sie vergessen.
Kann ich die QR-Rechnung für Zahlungen im Ausland verwenden?
Mit dieser Aktualisierung ist es auch notwendig, sich einen Überblick über die Zahlungsmittel im Ausland zu verschaffen. Bei Zahlungen aus der Schweiz ins Ausland ist das Bezahlen mit der QR-Rechnung eigentlich nicht möglich. Die QR-Rechnung erlaubt nur die Verwendung von IBANs aus der Schweiz und Liechtenstein. Wenn der Rechnungssteller einen Sitz im Ausland hat, muss er eine Bankverbindung in der Schweiz oder in Liechtenstein anbieten.
Autor: Fabian Kopp
Fabian ist Experte für digitales Marketing und Personalmanagement. Er hat seinen Master an der Universität Bern im Bereich Business Administration gemacht.
Er ist für das operative Marketing bei Swiss21 verantwortlich und betreut die verschiedenen sozialen Netzwerke und die Community. Zudem trägt er zur Entwicklung der Marke bei.
